Définition de la Carence
Un tiers dans une relation contractuelle d’engagement s’est abstenue de réaliser une obligation, on peut relever ce type de situation dans une relation de paiement, mais encore pour exemple, dans l’action de ne pas se présenter à une convocation d’expert ou d’un juge.
Le constat de cette défaillance, ce fera par la réalisation d’un procès-verbal de carence, c’est un acte qui constate.
Pour les dirigeants d’entreprise, les crédit managers, et les directeurs financiers (DAF), la gestion des carences est une préoccupation cruciale, car elle peut influencer la rentabilité et la stabilité de l’entreprise. Une carence non anticipée ou mal gérée peut entraîner une cascade de problèmes, y compris des tensions sur les flux de trésorerie, la perte de confiance de partenaires commerciaux et, dans certains cas, une détérioration de la réputation de l’entreprise sur le marché.
Il est essentiel de comprendre la carence sous ses différentes formes pour mieux la prévenir. Si la plus courante est la carence de paiement, d’autres types de défaillances contractuelles peuvent également se produire. Une vigilance accrue et des mesures préventives appropriées, comme l’assurance-crédit, permettent aux entreprises de minimiser les risques associés.
Les différentes formes de carence en entreprise
La carence peut se manifester sous diverses formes au sein d’une entreprise, chacune ayant des impacts différents sur la gestion financière et opérationnelle.
Carence de paiement
La forme la plus répandue de carence est le défaut de paiement, où un client ne règle pas une facture à la date convenue. Cela peut survenir pour diverses raisons, telles que des difficultés financières du client, un désaccord sur la prestation fournie ou des problèmes de liquidités temporaires. Ce type de carence peut gravement perturber le cycle de trésorerie d’une entreprise.
Exemple : Une PME française fournit des matériaux à un client en B2B. Ce dernier accumule des retards de paiement de plusieurs mois en invoquant des difficultés d’argent. La PME, dépendante de ce client pour une part significative de son chiffre d’affaires, voit sa propre trésorerie fragilisée, menaçant sa capacité à payer ses fournisseurs et à poursuivre ses activités.
Carence d’obligations contractuelles
La carence ne se limite pas uniquement au défaut de paiement. Il peut également s’agir de la non-exécution d’autres engagements contractuels, comme la livraison de marchandises, la réalisation de services ou la réponse à des convocations officielles. Ce type de carence peut également entraîner des conséquences financières, notamment par l’application de pénalités contractuelles.
Exemple : Une entreprise de services signe un contrat avec un prestataire pour la maintenance de son parc informatique. Celui-ci ne respecte pas les délais de maintenance convenus, causant des interruptions d’activité. L’entreprise cliente subit des pertes de productivité et engage des actions pour faire valoir ses droits contractuels.
Carence et assurance-crédit
Dans une police d’assurance-crédit, on parle de carence de paiement. Le non-règlement peut provenir d’une faillite déclarée, d’un redressement judiciaire ou d’un autre événement couvert par la police. En cas de couverture du risque d’interruption de contrat, le défaut de règlement peut être étendue aux manquements de l’acheteur ou du débiteur à ses obligations contractuelles pendant la période de fabrication.
Les créances irrécouvrables peuvent être directement causées par le défaut de règlement du client en raison de son insolvabilité, ou par le non-respect des conditions de paiement convenues dans le cadre de la transaction (« défaut prolongé »). Mais les créances douteuses peuvent également être causées indirectement par le défaut de versement des dettes de crédit de l’acheteur envers ses propres acquéreurs.
Ces risques financiers de perte pour une entreprise à la suite de créances douteuses peuvent être atténués par la couverture sur les menaces de non-versement. Elle protège contre les risques commerciaux et politiques qui échappent au contrôle de la structure. L’assurance-crédit protège les comptes clients d’une activité contre les pertes causées par l’insolvabilité du débiteur, une carence, une défaillance prolongée ou des événements politiques, et peut être structurée en fonction des besoins spécifiques de l’établissement commercial.
Exemple de carence
Exemple n°1 :
Un fabricant de pièces électroménager fonctionne avec une marge bénéficiaire de 2,5 % sur un produit à fort volume. L’un des acheteurs de cette marchandise est en défaut de paiement sur une dette de 200 000 €. Le fabricant a toujours besoin de revenus pour couvrir les dépenses courantes de son entreprise :
- Les frais de personnel.
- Les dépenses d’exploitation.
- Coûts des fournisseurs.
Par conséquent, pour compenser la perte causée par la carence à cause de la défaillance de l’acheteur, l’activité doit générer un chiffre d’affaires supplémentaire de 8 000 000 €.
Exemple n°2 :
Un fournisseur de produits et de composants électroniques de marque est devenu insolvable. L’insolvabilité s’est répercutée sur toute la chaîne de distribution, touchant plus de 50 fournisseurs, entreprises d’externalisation, sous-traitants et sociétés de logistique.
L’un de ces fournisseurs vous a sous-traité pour une pièce de composant de son propre produit. En raison de l’insolvabilité de leur client, ils ne peuvent pas vous payer.
Exemple n°3 avec une assurance-crédit :
En tant que grossiste, vous réalisez un chiffre d’affaires de 40 M€ avec des conditions de crédit de 45 jours fin de mois. En moyenne, votre société a plus de 2 M€ de dettes en cours à tout moment. Votre plus gros client génère près de 30 % de votre chiffre d’affaires, ce qui vous expose à une dette de 600 K€ d’euros.
L’assurance-crédit prévoit des limites de prêt pour tous vos principaux clients :
- votre tranquillité d’esprit sur un actif qui, autrement, ne serait pas protégé.
- ainsi qu’une sécurité accrue pour vos financiers, des frais réduits et/ou une augmentation des emprunts.
Les comptes débiteurs sont l’un des principaux actifs du bilan d’une entreprise. Avec l’assurance-crédit, vous protégez à la fois vos flux de trésorerie actuels et futurs ainsi que vos bénéfices. Vous libérez les ressources de la société pour vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, y compris les nouvelles affaires.
Cette garantie améliore la qualité de la rentabilité de votre activité commerciale :
- En offrant une protection complète contre le risque d’insolvabilité des clients.
- Améliorer les relations avec la clientèle en augmentant le seuil de prêt que vous pouvez accorder, et donc le niveau des échanges, pour certains clients.
- L’amélioration des relations bancaires et de l’accès au financement, car vos créances sont assurées, ce qui a un impact positif sur la trésorerie.
- Vous donner une plus grande confiance dans la poursuite de nouvelles opportunités commerciales.
Délai de carence en assurance-crédit
Dans un contrat d’assurance-crédit, le délai de carence désigne généralement la période prévue par la police entre la déclaration de l’impayé ou la Demande d’Intervention Contentieuse (DIC) et le moment où la créance peut devenir indemnisable au titre d’une insolvabilité présumée ou d’un défaut prolongé.
Pendant cette période, l’assureur ou son service de recouvrement poursuit les démarches destinées à obtenir le paiement de la créance. L’indemnisation n’intervient donc pas automatiquement dès le premier jour de retard. Elle dépend des conditions de la police, de la nature du sinistre, de la garantie accordée, des délais respectés et du résultat des démarches de recouvrement. La durée exacte du délai de carence varie selon les contrats et les assureurs. Elle doit donc toujours être vérifiée dans les conditions particulières et générales de la police.
Carence, retard de paiement et insolvabilité : quelles différences ?
Ces trois notions sont proches mais elles ne doivent pas être confondues.
Un retard de paiement signifie simplement qu’une facture n’a pas été réglée à sa date d’échéance.
La carence ou le défaut prolongé correspond à une situation plus durable dans laquelle le client ne règle toujours pas sa dette au-delà des délais prévus par le contrat d’assurance-crédit.
L’insolvabilité déclarée correspond quant à elle à un événement juridiquement constaté, par exemple l’ouverture d’une procédure collective entrant dans les conditions prévues par la police.
Exemple concret
Une facture de 60 000 euros arrive à échéance le 30 septembre.
Le client règle habituellement avec cinq jours de retard. Au 5 octobre, le fournisseur est confronté à un retard, mais cela ne signifie pas nécessairement que l’acheteur est insolvable.
En revanche, si les relances restent sans réponse pendant plusieurs semaines, que le client demande des reports successifs et que sa situation financière se dégrade, le risque de carence devient beaucoup plus sérieux.
Comment se déroule une carence de paiement jusqu’à l’indemnisation ?
Dans une entreprise bien organisée, le premier retard doit déclencher une procédure progressive plutôt qu’une attente passive.
Le processus peut être représenté ainsi :
Les délais ne sont pas identiques dans tous les contrats. Il est donc essentiel de connaître :
- le délai maximal de crédit accordé au client ;
- la durée de prorogation éventuellement autorisée ;
- la date limite de déclaration de l’impayé ;
- le délai de transmission au recouvrement ;
- le délai constitutif de sinistre ou délai de carence ;
- la date prévisionnelle d’indemnisation.
Une garantie d’assurance-crédit peut être perdue si l’assuré laisse passer certains délais prévus par la police.
Carence ou litige commercial : pourquoi la distinction est essentielle ?
Un client peut ne pas payer pour deux raisons très différentes :
- il reconnaît la dette mais ne dispose pas de la trésorerie nécessaire ;
- il conteste l’existence, le montant ou l’exigibilité de la facture.
Dans le second cas, il ne s’agit plus seulement d’une carence financière mais potentiellement d’un litige commercial.
Exemple
Une entreprise facture 90 000 euros pour une installation industrielle.
Le client refuse de payer 30 000 euros parce qu’il considère qu’une partie des équipements n’est pas conforme au cahier des charges.
Même si la facture est échue depuis plusieurs mois, le problème ne peut pas être traité comme une simple insolvabilité tant que le différend commercial n’est pas résolu.
C’est pourquoi il est indispensable de conserver :
- le devis ou le contrat ;
- le bon de commande ;
- les preuves de livraison ;
- les procès-verbaux de réception ;
- les courriels échangés ;
- les éventuelles réserves du client.
Faut-il accepter une prorogation d’échéance demandée par un client ?
Lorsqu’un client rencontre une tension de trésorerie, il peut demander quelques semaines supplémentaires pour régler sa facture.
Cette demande ne doit pas être acceptée automatiquement.
Avant d’accorder un nouveau délai, il faut vérifier :
- le montant total de l’encours client ;
- son historique de paiement ;
- les raisons du retard ;
- l’existence d’autres factures impayées ;
- la garantie accordée par l’assureur-crédit ;
- les règles de prorogation prévues par la police.
Exemple concret
Un client doit 100 000 euros le 30 septembre et demande un report au 30 novembre.
Le fournisseur accepte et continue parallèlement à livrer 80 000 euros de marchandises supplémentaires.
Son exposition passe alors à 180 000 euros.
Si la garantie d’assurance-crédit n’est que de 120 000 euros, l’entreprise peut se retrouver avec une exposition importante au-delà de sa couverture.
Une prorogation est donc une décision de crédit et non une simple modification administrative de la facture.
Quels documents conserver en cas de carence de paiement ?
En cas de sinistre, l’entreprise doit pouvoir démontrer l’existence, le montant et l’exigibilité de sa créance.
Un dossier correctement documenté doit notamment permettre de retrouver :
- le contrat ou le bon de commande ;
- les conditions générales de vente applicables ;
- la facture ;
- les preuves de livraison ou d’exécution de la prestation ;
- la date d’échéance ;
- les relances effectuées ;
- les réponses du débiteur ;
- les éventuelles prorogations accordées ;
- les avoirs éventuels ;
- les informations transmises à l’assureur-crédit.
Exemple
Un client ne règle pas une facture de 75 000 euros et affirme ensuite ne jamais avoir réceptionné les marchandises.
Le fournisseur dispose d’un bon de livraison signé avec date, quantité et identité du réceptionnaire.
Ce document devient déterminant pour démontrer que la créance commerciale repose bien sur une livraison effective.
Comment mesurer l’impact réel d’une carence sur la rentabilité ?
Une créance impayée ne correspond pas simplement à une baisse équivalente du chiffre d’affaires. Pour reconstituer la perte, l’entreprise doit générer de nouvelles ventes et donc une nouvelle marge.
Votre exemple de 200 000 euros d’impayé avec une marge de 2,5 % illustre parfaitement ce mécanisme.
Le calcul est :
Avec une marge de 10 %, une perte de 200 000 euros nécessite environ 2 millions d’euros de chiffre d’affaires supplémentaire.
Avec une marge de 5 %, il faut environ 4 millions d’euros.
Cette approche permet au dirigeant de comprendre pourquoi la prévention de l’impayé peut être plus rentable que la recherche de nouvelles ventes destinées à compenser une perte.
Carence de paiement et BFR : pourquoi la trésorerie se dégrade rapidement ?
Lorsqu’une facture reste impayée, l’entreprise continue pourtant à supporter les dépenses qui ont permis de réaliser la vente :
- achat des marchandises ;
- salaires ;
- transport ;
- sous-traitance ;
- charges sociales ;
- frais généraux.
Le chiffre d’affaires a été réalisé, mais le cash correspondant n’est pas entré dans l’entreprise.
La carence augmente donc la pression sur le besoin en fonds de roulement.
Exemple concret
Une PME possède :
- 300 000 euros de trésorerie disponible ;
- une facture impayée de 180 000 euros ;
- 150 000 euros de salaires et fournisseurs à régler dans les 30 jours.
Sans l’impayé, l’entreprise aurait encaissé suffisamment de liquidités pour absorber ses prochaines échéances.
Avec la carence, elle peut être contrainte d’utiliser son découvert ou une ligne de financement pour remplacer temporairement l’argent manquant.
Pourquoi surveiller la concentration des carences sur quelques clients ?
Le risque devient particulièrement important lorsqu’une grande partie du chiffre d’affaires dépend de quelques acheteurs.
Une entreprise réalisant 20 millions d’euros de chiffre d’affaires avec 500 clients n’est pas exposée de la même manière qu’une société réalisant le même chiffre avec trois clients représentant chacun 25 % des ventes.
Défaillance d’un client = impact limité sur l’ensemble du portefeuille.
Sa carence peut affecter immédiatement trésorerie, résultat et capacité de financement.
Dans votre exemple actuel, un acheteur représente 30 % d’un chiffre d’affaires de 40 millions d’euros. Cette concentration doit conduire à suivre particulièrement :
- son niveau de solvabilité ;
- son comportement de paiement ;
- la limite garantie ;
- l’encours réel ;
- les commandes encore à livrer.
Une limite d’assurance-crédit couvre-t-elle automatiquement toutes les factures ?
Non. Une limite de crédit représente le niveau d’exposition accepté par l’assureur sur un acheteur dans les conditions prévues par la police.
Elle ne doit pas être confondue avec le montant qui sera automatiquement indemnisé.
Le montant final dépend notamment :
- de l’encours couvert ;
- de la quotité d’indemnisation ;
- des éventuelles franchises ;
- du respect des délais contractuels ;
- de l’absence d’exclusion ;
- des sommes éventuellement récupérées.
Exemple simplifié
Une entreprise dispose d’une limite de crédit de 200 000 euros sur un client et d’une quotité d’indemnisation de 90 %.
Si une créance éligible de 150 000 euros reste définitivement impayée et que toutes les conditions sont respectées, la limite de 200 000 euros ne signifie pas que 200 000 euros seront versés.
La base indemnisable dépend de la créance réellement garantie et des dispositions précises du contrat.
Que se passe-t-il si le client paie pendant le délai de carence ?
Le délai de carence laisse notamment du temps au processus de recouvrement pour produire ses effets.
Si le débiteur règle finalement sa créance avant que le sinistre ne devienne indemnisable, il n’y a normalement plus de perte à indemniser sur la somme effectivement récupérée.
Exemple
Une facture de 100 000 euros est transmise au recouvrement.
Pendant la période de carence :
- le débiteur verse 40 000 euros après une première négociation ;
- 20 000 euros supplémentaires sont récupérés quelques semaines plus tard ;
- 40 000 euros restent encore impayés.
L’analyse de l’éventuelle indemnisation portera alors sur le solde restant dû et garanti, selon les modalités du contrat.
Comment organiser une procédure interne contre les carences ?
Une bonne assurance-crédit ne remplace pas une organisation interne rigoureuse.
La procédure peut être structurée ainsi :
Pour automatiser cette gestion, l’entreprise peut s’appuyer sur son ERP ou son logiciel de gestion du poste clients.
L’objectif est de détecter la carence avant qu’elle ne devienne une perte importante.
FAQ : carence de paiement et assurance-crédit
Cette FAQ reprend les questions déjà présentes dans votre page et les complète avec les situations les plus importantes pour les dirigeants, DAF et credit managers.
Quelle différence entre un simple retard de paiement et une carence ?
Vendre avec des délais de paiement de 30 à 90 jours justifie-t-il une assurance-crédit ?
L’assurance-crédit peut-elle accompagner une entreprise qui souhaite se développer ?
Que faire si les défaillances augmentent dans mon secteur d’activité ?
Quand faut-il transmettre une Demande d’Intervention Contentieuse à l’assureur ?
L’assureur indemnise-t-il dès le premier jour de retard ?
Puis-je accorder un nouveau délai de paiement à un client assuré ?
Une facture contestée par le client peut-elle être indemnisée comme une simple carence ?
Que se passe-t-il si mon client règle une partie de la facture pendant le délai de carence ?
Quels documents faut-il conserver pour être indemnisé en cas de carence ?
Articles similaires :
Vous avez aimé cet article ? Alors partagez-le en cliquant sur les boutons ci-dessous :
