Les justificatifs demandés, dans le cadre d’un contrat d’assurance-crédit, correspondent aux documents (bon de commande, bon de livraison, facture …) attestant que la marchandise a été livrée ou que la prestation de service a été effectuée. Lorsque vous faites une demande d’intervention contentieuse (DIC), suite à une créance impayée, il est nécessaire d’adresser rapidement les pièces justificatives afférentes à l’impayée à l’assureur-crédit.
Liste des justificatifs concernant vos créances :
- détail de toutes les factures impayées (numéro, montant, date de facture, date d’échéance),
- relevés de compte, bons de commande, confirmation de commandes avec accusé de réception),
- bon d’enlèvement du transporteur,
- bon de livraison,
- bordereau de relevé horaire,
- correspondances échangées avec vos clients,
- conditions générales de vente,
Importance de garder les justificatifs :
Il est important de conserver les justificatifs pour améliorer le recouvrement de vos créances impayées. Tous ces documents qui permettent d’authentifier la prestation ou la livraison sont indispensable pour améliorer les performances de recouvrement dans la phase de négociation à l’amiable, ou dans le cas d’une procédure judiciaire.
Informations écrites jointes aux accords, aux états financiers, aux offres, aux propositions, afin d’étayer et d’approfondir les points convenus ou discutés.
Aussi appelé données justificatives ou calendrier justificatif
Exemple : Lorsque vous présentez un dossier au département sinistre de votre assureur crédit il peut vouloir obtenir plus d’informations qu’une simple copie de votre facture. L’assureur crédit peut demander ce que l’on appelle des « pièces justificatives » pour compléter votre dossier. Savoir ce qu’il faut inclure et comment le faire vous aidera à recouvrir votre impayé.
Que sont les pièces justificatives ?
Prenons l’exemple d’une présentation de vos profil d’entreprise à un assureur crédit, pour obtenir une offre :
Les pièces justificatives peuvent comprendre un curriculum vitae, une lettre de motivation, des comptes, des exemples de factures, des documents relatifs aux bilans ou prévisionnel, des certifications, une liste de références et de clients, des lettres de recommandation et d’autres documents tels que spécifiés dans votre branche d’activité. Les informations requises varient en fonction du profil et des exigences de l’assureur crédit en matière d’offre.
Sinon, n’hésitez pas à demander au responsable commercial quel type de documents justificatifs envoyer. Veillez à suivre toutes leurs instructions sur ce qu’il faut envoyer et comment l’envoyer. (
Pourquoi les assureurs crédit demandent-ils des pièces justificatives ?
L’obtention de pièces justificatives de la part des assureurs aide les entreprises à évaluer les candidatures. Pour de nombreuses compagnies d’assurance crédit le questionnaire et une lettre de motivation fournit toutes les informations requises. D’autres assureurs ont besoin de plus d’informations pour déterminer les candidats qu’ils vont interviewer et éventuellement rencontrer.
La raison pour laquelle ils demandent des informations est d’obtenir une image complète de vous en tant que candidat ou de confirmer les détails figurant dans votre questionnaire. Par exemple, le fait d’exiger un relevé KBIS de moins de 3 mois comme pièce justificative permet aux assureurs de confirmer que vous avez une existence réel.
La demande de documents peut également permettre de vérifier si les candidats sont capables de remplir leurs obligations. Si un questionnaire indique que les entreprises doivent joindre une liste de références à leur questionnaire, les responsables commerciaux peuvent immédiatement éliminer tous les candidats qui n’ont pas fourni de références.
Liste des documents justificatifs
Vous trouverez ci-dessous une liste des pièces justificatives que vous devrez peut-être présenter avec votre questionnaire :
L’assureur peut demander les originaux de certains documents. Si c’est le cas, demandez-les à l’avance à l’institution où vous les avez reçus.
Comment soumettre des documents justificatifs ?
Rassembler toutes ces informations en une seule fois, que ce soit pendant la procédure de candidature ou après un premier entretien, est extrêmement utile aux assureurs. Cela permet au responsable commercial de disposer de toutes les informations pertinentes sur l’entreprise et de réduire les courriers électroniques et les appels téléphoniques de suivi pour demander d’autres documents.
Inscrivez votre nom sur vos documents. Étiquetez et nommez soigneusement tous les fichiers, en indiquant votre nom et des détails sur le contenu du document. Votre fichier de références, par exemple, pourrait s’intituler « Société X – Références ». Évitez de les nommer simplement « Références » car les responsables commerciaux ont tendance à avoir beaucoup de dossiers et ne pourront pas identifier facilement votre documentation.
Suivez un modèle de dénomination cohérent pour tous les documents. Cela facilitera la tâche et donnera une première impression plus professionnelle. Une fois que vous avez rassemblé toutes les pièces justificatives, suivez les instructions de la compagnie d’assurance crédit quant à la manière de les présenter. Si les assureurs demandent des formats de fichiers spécifiques (PDF, par exemple), veillez à suivre ces instructions.
Envoyez tous vos documents en une seule fois, avec votre CV ou votre questionnaire. S’il vous manque quelque chose, essayez d’en obtenir une copie avant de soumettre votre candidature.
L’annexe n’est pas une section de remplissage. Il s’agit d’une section de soutien, contenant des informations utiles et importantes, indispensables à votre idée d’entreprise et nécessaires pour compléter les informations fournies précédemment.
Il n’y a pas de limite à ce que vous pouvez inclure dans cette section. Toutefois, si votre document d’appui ou votre section annexe est volumineux, pensez à ajouter une liste de contenu au début pour aider le lecteur à localiser rapidement le document en question.
Composantes d’une annexe complète
Voici quelques exemples de ce qui peut être trouvé dans cette section :
- Déclarations fiscales “Bilans”des mandants pour les trois dernières années, si le projet concerne une nouvelle entreprise “Business Plan”.
- Kbis de moin de 3 mois.
- Un état financier de l’entreprise, qui doit inclure les polices d’assurance et d’affacturage.
- Une copie des licences et autres documents juridiques, y compris les accords de partenariat, d’association ou d’actionnaires et les demandes de droits d’auteur, de marques et de brevets
- Une copie des curriculum vitae de tous les dirigeants dans un format cohérent, si possible<./li>
- Copies des lettres d’intention des fournisseurs, des contrats, des commandes et de diverses lettres d’intention.
- Dans le cas d’une entreprise franchisée, une copie du contrat de franchise et de toutes les pièces justificatives fournies par le franchiseur<./li>
- Des coupures de presse qui soutiennent l’entreprise ou le dirigeant, y compris des informations sur vous, vos réalisations, votre idée d’entreprise ou votre région.
- Documentation promotionnelle pour votre entreprise ou vos concurrents.
- Brochures sur les produits de votre entreprise ou de vos concurrents, ou photographies de votre produit.
- Étude de marché (éventuellement).
- Les publications du commerce et de l’industrie lorsqu’elles soutiennent vos intentions.
- Devis ou factures pro-forma pour les biens d’équipement à acheter, y compris une liste des immobilisations, des véhicules de société et des rénovations proposées
- Références
- listes de vos principaux clients st “encours”.
- Listes des impayés des 3 dernières années.
Vous n’êtes pas obligé d’intégrer chacun de ces éléments dans votre plan d’entreprise. Tous les plans n’exigent pas un niveau de documentation aussi détaillé. Considérez cette liste comme un point de départ pour les éléments et les détails que vous pourriez vouloir inclure dans votre plan d’entreprise.
Pourquoi conserver ses justificatifs ?
Conserver soigneusement ses justificatifs n’est pas une simple formalité administrative : c’est un élément stratégique de la gestion du risque client. En cas d’impayé, ces pièces (bons de commande, bons de livraison, factures détaillées) deviennent la preuve incontestable que la prestation a été réalisée ou que la marchandise a été livrée conformément aux conditions convenues.
Sans ces éléments, il sera beaucoup plus difficile de convaincre l’assureur-crédit de la validité de la créance, ou même de mener un recouvrement judiciaire efficace.
C’est aussi un gage de transparence et de professionnalisme dans la relation avec l’assureur-crédit : un dossier clair et bien documenté accélère le traitement des déclarations, renforce la confiance et limite les échanges inutiles.
Enfin, au-delà des échanges avec l’assureur, la conservation rigoureuse des justificatifs est une bonne pratique de gestion interne. Elle permet un meilleur suivi des créances, facilite les relances clients et contribue à la qualité de la gouvernance de l’entreprise.
Quand transmettre les justificatifs à l’assureur-crédit ?
Les assureurs-crédit attendent des justificatifs précis à plusieurs étapes-clés de la relation contractuelle :
- Lors de la souscription du contrat : l’assureur peut demander des échantillons de documents commerciaux (bons de commande, CGV, modèles de factures) pour évaluer la qualité de vos process et la traçabilité des ventes. Cette étape permet de calibrer la couverture et de définir les lignes de crédit.
- Lors des déclarations périodiques : selon les contrats, il peut être nécessaire de transmettre régulièrement des relevés de créances, des soldes clients ou des détails de factures. Ces transmissions permettent à l’assureur de surveiller l’évolution du risque et d’ajuster les garanties si nécessaire.
- En cas de sinistre (déclaration d’impayé) : c’est le moment le plus critique. Vous devez fournir rapidement et de façon complète tous les justificatifs prouvant la réalité de la créance : factures, bons de livraison signés, échanges avec le client. Le respect des délais fixés au contrat (par exemple, déclarer l’impayé dans les 60 ou 90 jours suivant l’échéance) est indispensable pour maintenir le droit à indemnisation.
Conseil pratique : anticipez ces demandes en préparant et en organisant vos dossiers à l’avance. En cas d’incident, vous gagnerez un temps précieux et réduirez le risque de refus de prise en charge.
Les bonnes pratiques pour organiser ses justificatifs
Une gestion rigoureuse des justificatifs n’est pas qu’un réflexe défensif : c’est un véritable atout de gestion. Voici quelques bonnes pratiques simples et efficaces :
- Numériser systématiquement les documents : stockez-les sur des serveurs internes sécurisés ou des solutions Cloud fiables pour éviter les pertes et faciliter l’accès à distance.
- Adopter un système de nommage et de classement structuré : utilisez des conventions claires (par exemple : « Client_Nom_Date_Facture.pdf ») pour retrouver facilement chaque pièce. Cela évite les recherches interminables en cas de besoin urgent.
- Mettre à jour régulièrement les dossiers clients : ajoutez systématiquement les nouveaux bons de commande, bons de livraison signés ou échanges importants. Maintenir un dossier complet est bien plus simple que tout reconstituer dans l’urgence.
- Former les équipes concernées (ADV, finance, comptabilité) : alignez vos services sur un process commun et uniforme. Chacun doit comprendre l’importance de la traçabilité et savoir comment archiver les documents de manière standardisée.
En appliquant ces règles simples, vous améliorez non seulement la relation avec votre assureur-crédit mais aussi l’efficacité globale de votre gestion commerciale.
Les risques en cas de justificatifs incomplets ou manquants
Négliger la qualité ou la complétude de ses justificatifs n’est pas sans conséquence. Plusieurs risques majeurs doivent être clairement compris :
- Perte de la garantie d’assurance-crédit : sans preuve solide de la créance, l’assureur peut refuser l’indemnisation en cas d’impayé. Vous restez alors seul face au risque financier.
- Allongement des délais de traitement : un dossier incomplet entraîne des demandes de pièces complémentaires, des va-et-vient inutiles et des retards dans le paiement des indemnisations. Une mauvaise préparation peut coûter du temps et donc de la trésorerie.
- Doute sur la bonne foi du créancier : dans un litige judiciaire, l’absence de documents précis peut affaiblir votre position. Le débiteur pourra contester la livraison ou la qualité de la prestation plus facilement.
- Impact sur la relation avec la compagnie d’assurance crédit : un assureur-crédit qui découvre des lacunes documentaires récurrentes peut revoir à la baisse vos lignes de garantie ou appliquer des conditions plus strictes. Cela réduit votre flexibilité financière et peut impacter votre développement commercial.
En clair : des justificatifs complets et bien organisés ne sont pas une option mais une condition indispensable pour protéger votre trésorerie et pérenniser votre relation avec votre assureur-crédit.
Articles similaires :
Vous avez aimé cet article ? Alors partagez-le en cliquant sur les boutons ci-dessous :
