Acheteur public - Assurance crédit

Organisme ou entité (Etat, collectivités territoriales, établissements, administration publiques) qui engage la responsabilité de l’état. Cela peut être aussi un établissement ou une entité publique qui ne peut pas être judiciairement mis en liquidation ou dont les obligations sont garanties par l’état.

L’acheteur public relève pour la passation d’un contrat (services, fournitures, travaux, …) du code des marchés publics. Ses objectifs sont la maîtrise des coûts et surtout la recherche d’économies sur les achats. Il a pour mission de contribuer à l’efficacité des commandes publiques et d’assurer la sécurité juridique des procédures de passation des contrats de l’état.
L’acheteur étatique élabore les process internes d’application du Code des marchés. Les entreprises publiques sont tenues de s’assurer que les fonds publics sont dépensés de manière judicieuse et transparente. Cela signifie qu’elles doivent dépenser plus d’argent pour effectuer des audits internes réguliers afin de maintenir la conformité réglementaire, tout en partageant les informations relatives aux marchés, comme des services fiables, avec d’autres sociétés du même secteur. Par rapport aux structures privées, qui réévaluent constamment leurs méthodes pour augmenter leurs marges, les organismes publics sont tenus d’appliquer des procédures qui réduiront les dépenses au fil du temps.

Les acheteurs publics et l’assurance-crédit

L’achat est un domaine qui reste essentiel pour la stratégie de la chaîne d’approvisionnement dans presque toutes les entreprises qui ont besoin d’acheter des biens et/ou des services.
Les assureurs-crédit font une différence entre l’acheteur privé ou public par rapport aux dangers différents. En effet, les risques et les contraintes ne sont pas les mêmes. Dans pratiquement tous les pays, les marchés pour l’état sont définis et limités dans un certain sens par la législation. Cela peut être au niveau local, régional, national ou international, ou une combinaison de ces niveaux. Les contraintes imposées par la réglementation réduisent la marge de manœuvre des méthodes d’achat créatives. Les dépenses sont mandatées par les gouvernements pour eux. Si la réglementation est certainement l’une des différences les plus apparentes entre ces marchés, cela ne signifie pas pour autant que le secteur privé n’a pas de règle. Il existe toujours des réglementations dans le secteur privé, telles que des lois pour le contrôle de l’égalité et la corruption. Ces entités ne répondent pas à l’examen des organes gouvernementaux, mais marchent plutôt au rythme des membres du conseil d’administration, des propriétaires et des actionnaires. La stratégie de passation des marchés publics est donc axée sur la satisfaction des personnes privées plutôt que sur celle des organes gouvernementaux :

pour l’acheteur privé, la menace d’insolvabilité (risque commercial, carence du débiteur, faillite). Le niveau de la santé financière de l’entreprise est l’élément le plus important. Dans le secteur privé, il dispose d’une marge de manœuvre beaucoup plus importante en matière de budgétisation. Les organisations privées peuvent facilement transférer de l’argent d’un département à l’autre si les conditions commerciales changent. Il est ainsi plus facile de se procurer des biens et des services sur la base du prix et de la compétitivité. Étant donné que l’accent est mis sur l’amélioration du rapport qualité-prix.
pour l’acheteur public, les risques de troubles politiques ou une rupture de contrat sont les dangers les plus importants. Cependant, pour le marché domestique les menaces sont très faibles. Les délais de paiement ou la crainte de retard de versement peuvent parfois poser des problèmes pour le fournisseur. Dans ce cas, il est nécessaire de souscrire en parallèle un contrat d’affacturage pour répondre aux besoins de trésorerie. Les factors financent sans aucun problème les factures émises sur les administrations publiques, car les risques sont très faibles.

En assurance crédit entreprise, la couverture du gouvernement ou de collectivités locales tel que des Mairies, Conseils régionaux, Associations liées à l’administration, Organismes d’États, ministères peut-être pris en charge. Pour ce faire il faudra veiller à demander le RCS de la structure, car cette dernière devra obligatoirement être inscrite au Registre du commerce et des sociétés.
Sur cette base les Arbitrages des compagnies d’AC pourront statuer.

Les missions importantes des acheteurs publics

Ils jouent de nombreux rôles et ont pour objectifs :

recensement quantitatif et qualitatif des besoins ;
étude du marché ;
recherche des produits et de la mise en concurrence des fournisseurs ;
établissement des appels d’offres après recensement des besoins ;
formalisation du cahier des charges ;
rédaction des consultations et du suivi de leur exécution ;
relations avec les fournisseurs et les prestataires ;
assistance des services dans le montage des dossiers et dans l’exécution des marchés ;
gestion administrative et juridique des appels d’offres conformément au Code publié par l’état ;
veille juridique ;
animation de la démarche qualité des offres et candidatures en toute sécurité ;
contrôle de la gestion de l’achat.

Certes, les contrats administratifs ne font pas partie des sujets les plus populaires dans les milieux du développement économique. Cependant, il suffit de considérer 3 aspects ils sont probablement l’un des éléments les plus indispensables pour constituer un État réellement capable :

En premier lieu, sans appels d’offres nationales efficaces, les hôpitaux attendent des médicaments, les enseignants des manuels scolaires et les villes des routes. Chaque fois qu’une nouvelle fait surface sur la pénurie de médicaments dans les hôpitaux, les écoles sans manuels ou les réseaux routiers défaillants, le lecteur peut être confronté à un problème d’approvisionnement.
En second lieu, sans une passation de marchés efficace, l’argent est gaspillé à très grande échelle. De nombreux pays en développement font passer une part importante de leur budget par le système des appels d’offres.
Enfin, les consultations publiques sont une partie de l’administration que les citoyens voient tous les jours. Le manque de transparence et la corruption affectent directement les citoyens. La corruption est un problème important qui touche également les pays riches.

Suivant les Etats, les marchés pour les gouvernements publics représentent 15 à 25 % du PIB. Ils sont l’une des nombreuses fonctions qui présentent le meilleur potentiel pour permettre au gouvernement d’atteindre ses nombreux objectifs.

L’institutions centré sur le citoyen doit utiliser au moins 70 % de son budget pour fournir des biens et services de l’administration efficaces, efficients et opportuns tels que la santé, l’éducation, la défense et les infrastructures puisque la plus grande partie de ces fonds provient des contribuables. Des fonds de l’état bien dépensés profiteront à la collectivité, la majorité des citoyens grâce à de bons services.

Par marchés publics, on entend l’achat, la location ou l’obtention, par le biais d’un arrangement contractuel après la mise en concurrence de biens, services, travaux et autres fournitures par le secteur et service de l’état. En France, il existe plus de 130000 entités publiques.

Ils sont également définis comme l’achat de produits et la passation de marchés, les travaux et services de construction si cette acquisition est effectuée avec des ressources provenant des budgets de l’État, ou des autorités locales.

Les consultations Étatique sont définies comme « un processus global d’acquisition de biens », les travaux et services civils qui comprennent toutes les fonctions de l’identification des besoins, de la sélection et de la sollicitation des sources, préparation et attribution des appels d’offres, et toutes les phases de gestion du marché jusqu’à la fin d’un service ».

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises qui fournissent les administrations doivent utiliser Chorus Pro. Cette application permet de dématérialiser les factures par voie électronique, mais aussi de transmettre les demandes de paiement ou d’informer les fournisseurs de l’avancement du traitement de celles-ci.

Sa mise en place permet d’améliorer significativement la trésorerie et les besoins en fonds de roulement des sociétés, en particulier pour les petites et moyennes entreprises.

Quels sont les délais de paiement d’un acheteur public ?

Pour une entreprise qui travaille avec l’Etat, une collectivité, un établissement public ou une autre structure relevant de la commande publique, la première question n’est généralement pas le risque de faillite du client, mais le délai nécessaire pour transformer la facture en trésorerie.

En France, les délais maximums de paiement dépendent de la nature de l’acheteur :

30 jours pour l’Etat, les collectivités territoriales et la plupart des établissements publics ;
50 jours pour les établissements publics de santé et les établissements du service de santé des armées ;
60 jours pour certaines entreprises publiques.

Ces délais ne signifient toutefois pas qu’une entreprise sera nécessairement créditée exactement 30, 50 ou 60 jours après avoir terminé sa prestation. Le point de départ du délai dépend notamment de la réception de la demande de paiement et, dans certaines situations, de la constatation du service fait.

Pour une PME qui mobilise du personnel, achète des matériaux ou paie des sous-traitants bien avant d’être réglée, ce décalage peut créer un besoin de financement important, même lorsque le débiteur public présente un risque d’insolvabilité très faible.

Le service fait : une étape essentielle avant le paiement

Dans un marché public, envoyer une facture ne suffit pas toujours à déclencher immédiatement son règlement. L’acheteur doit également pouvoir constater que la prestation, la livraison ou les travaux correspondant à la demande de paiement ont bien été réalisés.

Cette notion de service fait est essentielle. Une facture peut avoir été correctement déposée mais rester en attente parce qu’une livraison doit encore être réceptionnée, qu’une situation de travaux doit être validée ou qu’un document justificatif manque au dossier.

Avant de s’inquiéter d’un retard de paiement, le fournisseur a donc intérêt à vérifier :

que la prestation ou la livraison a bien été réceptionnée ;
que les éventuels procès-verbaux ou justificatifs ont été transmis ;
que le numéro d’engagement ou de marché est correct ;
que la facture a été adressée au bon service ;
qu’aucune pièce complémentaire n’est demandée.

Cette vérification est particulièrement importante pour les marchés de travaux, les prestations exécutées par étapes ou les contrats comportant plusieurs services prescripteurs.

Comment suivre le paiement d’une facture publique dans Chorus Pro ?

Le dépôt électronique de la facture ne marque que le début du processus. Chorus Pro permet ensuite de suivre les différentes étapes de son traitement.

Le statut « Mise à disposition » indique que la facture a été transmise à son destinataire. Cette date constitue, sous réserve des règles relatives au service fait, un point important pour le calcul du délai global de paiement.

D’autres statuts doivent être surveillés attentivement :

A recycler : certaines informations d’adressage doivent être corrigées ;
Suspendue : une information ou une pièce complémentaire est attendue ;
Rejetée : la facture ne peut pas être traitée en l’état et une nouvelle facture doit généralement être émise ;
Service fait : la prestation a été constatée et la facture peut poursuivre son circuit ;
Comptabilisée : la facture a été validée par le comptable ;
Mise en paiement : l’ordre de virement a été transmis pour paiement.

Il ne faut donc pas attendre passivement l’échéance. Un contrôle régulier du statut des factures permet d’identifier rapidement une anomalie administrative susceptible de retarder le règlement de plusieurs jours ou plusieurs semaines.

Que se passe-t-il lorsqu’un acheteur public paie en retard ?

Le faible risque d’insolvabilité d’un acheteur public ne signifie pas qu’un retard de paiement soit sans conséquence pour son fournisseur. Une PME peut parfaitement disposer d’une créance quasiment certaine tout en rencontrant une tension de trésorerie importante parce que plusieurs factures restent en attente.

Lorsque le délai réglementaire est dépassé, le titulaire du marché peut bénéficier d’intérêts moratoires. Ils commencent à courir à compter du lendemain de l’expiration du délai de paiement et sont dus selon les règles applicables à la commande publique.

Le taux des intérêts moratoires correspond au taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement en vigueur au premier jour du semestre concerné, majoré de 8 points de pourcentage.

A ces intérêts s’ajoute une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement.

Avant de considérer qu’il existe réellement un retard imputable à l’acheteur, il faut cependant vérifier que le dossier de paiement était complet et que le délai n’a pas été régulièrement interrompu en raison d’informations ou de pièces manquantes.

Peut-on financer une facture émise sur un acheteur public ?

Oui. Une créance sur un acheteur public peut constituer un support particulièrement intéressant pour un financement à court terme. Le risque de défaillance du débiteur est généralement faible sur les administrations françaises, mais le fournisseur doit malgré tout financer son activité pendant le délai séparant l’exécution du marché de son règlement.

L’affacturage des marchés publics permet de céder les créances à un factor afin d’obtenir une avance de trésorerie sans attendre leur paiement à l’échéance.

Cette solution peut être particulièrement adaptée aux entreprises :

du BTP travaillant sur des situations de travaux ;
de nettoyage, sécurité ou maintenance ayant des contrats récurrents ;
d’intérim ou de prestations de services supportant d’importantes charges de personnel ;
fournissant régulièrement des collectivités ou des établissements publics ;
dont la croissance sur les marchés publics augmente fortement le besoin en fonds de roulement.

Dans le cadre d’une cession ou d’un nantissement de créance résultant d’un marché public, le titulaire peut demander à l’acheteur un exemplaire unique ou un certificat de cessibilité. Ce document permet d’organiser juridiquement la cession de la créance au financeur.

Assurance-crédit et acheteur public : dans quels cas la couverture est-elle réellement utile ?

Sur un acheteur public français, le risque ne se présente pas de la même manière que sur une entreprise privée. Une commune, un ministère ou un établissement public ne s’analyse pas uniquement à travers un bilan et un risque classique de faillite commerciale.

L’intérêt de l’assurance-crédit devient encore plus évident lorsqu’une entreprise travaille avec des acheteurs publics situés à l’étranger. La solvabilité apparente du débiteur ne suffit alors pas à apprécier le risque global de la transaction.

Selon le pays et les garanties prévues au contrat, l’entreprise peut notamment être exposée à :

une impossibilité ou une restriction de transfert des fonds ;
une décision administrative empêchant l’exécution ou le paiement du contrat ;
des troubles politiques ou des événements affectant l’exécution du marché ;
une rupture ou une suspension du contrat dans les situations couvertes ;
des difficultés liées à la disponibilité des devises ;
un risque souverain ou assimilé selon la nature de l’acheteur.

La couverture doit donc être examinée en fonction de la nature exacte de l’entité publique, du pays, du contrat commercial et des garanties souscrites. Deux acheteurs publics ne présentent pas nécessairement le même niveau de risque.

Comment sécuriser son poste clients lorsque l’on travaille régulièrement avec le secteur public ?

La gestion d’un portefeuille d’acheteurs publics ne doit pas se limiter au dépôt des factures. Pour préserver la trésorerie, il est préférable d’organiser un suivi spécifique des marchés publics. Une entreprise peut notamment suivre chaque semaine le montant des factures non échues, des factures arrivées à échéance, des demandes suspendues et des règlements attendus.

Pour les marchés importants, il est également utile de rapprocher le planning opérationnel du planning financier : commandes reçues, prestations réalisées, situations validées, factures déposées, dates théoriques de paiement et encaissements effectifs. Cette organisation permet d’anticiper le besoin de trésorerie au lieu de rechercher un financement dans l’urgence lorsqu’un volume important de créances publiques s’accumule.

FAQ : questions et réponses

Pour aller plus loin, voici les réponses aux questions pratiques que peuvent se poser les entreprises qui facturent l’Etat, des collectivités, des établissements publics ou des organismes assimilés.

Le statut « Mise en paiement » dans Chorus Pro signifie-t-il que l’argent est déjà sur le compte ?

Non. Le statut « Mise en paiement » indique que l’ordre de virement a été transmis pour paiement. Il peut donc subsister un délai avant que les fonds apparaissent effectivement sur le compte bancaire du fournisseur. Il faut distinguer la décision de mise en paiement de l’encaissement réel de la facture.

Une facture déposée dans Chorus Pro peut-elle être payée en retard à cause d’une simple erreur administrative ?

Oui. Une erreur de SIRET, de service destinataire, de numéro d’engagement ou l’absence d’une pièce justificative peut bloquer le traitement. Les statuts « A recycler », « Suspendue » ou « Rejetée » doivent donc être traités rapidement. Déposer une facture dans Chorus Pro ne dispense pas le fournisseur de suivre son avancement.

Un retard de paiement d’une administration signifie-t-il qu’elle présente un risque d’insolvabilité ?

Non. Sur un acheteur public français, un retard peut avoir une origine administrative, budgétaire ou liée au processus de validation du service fait. Le risque est donc différent de celui rencontré avec une entreprise privée en difficulté financière. Pour le fournisseur, la conséquence sur la trésorerie peut néanmoins être identique : l’argent attendu n’est pas disponible à la date prévue.

Peut-on céder seulement une partie des créances d’un marché public à un factor ?

C’est possible dans certains montages, sous réserve de la structure du marché, du contrat de financement et des formalités de cession applicables. Le certificat de cessibilité ou l’exemplaire unique doit permettre d’identifier correctement les créances concernées. Il est donc nécessaire d’organiser le financement avec le factor avant la mise en place de la cession.

Faut-il attendre l’échéance d’une facture publique pour la financer en affacturage ?

Non. Le principe de l’affacturage est précisément de permettre à l’entreprise de mobiliser une créance avant son règlement par le client. Sous réserve de l’acceptation du dossier et de la facture par le factor, le financement peut intervenir sans attendre le délai réglementaire de paiement de l’acheteur public.

Les intérêts de retard sur un marché public doivent-ils être réclamés par l’entreprise ?

Les intérêts moratoires sont dus dans les conditions prévues par le Code de la commande publique lorsque le délai maximal de paiement est dépassé. Une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement est également prévue. Dans la pratique, il reste utile de contrôler les dates de réception, de service fait et de paiement afin de vérifier que le retard est effectivement constitué.

Une assurance-crédit couvre-t-elle automatiquement tous les acheteurs publics étrangers ?

Non. La couverture dépend du contrat, du pays, de la nature exacte de l’acheteur et du risque accepté par l’assureur. Un ministère, une entreprise publique, une collectivité locale ou une entité bénéficiant d’une garantie de l’Etat peuvent être analysés différemment. Il faut donc obtenir une confirmation de couverture avant de considérer la créance comme garantie.

Une contestation sur la qualité de la prestation est-elle couverte comme un impayé ?

Pas nécessairement. Un différend sur l’exécution du marché, la conformité des travaux ou la réalité du service fait doit être distingué d’un risque de non-paiement couvert par une assurance. Une créance litigieuse peut rester hors garantie tant que le différend n’est pas résolu, selon les conditions du contrat d’assurance-crédit.

Comment anticiper un gros besoin de trésorerie avant le démarrage d’un marché public ?

Il faut établir un calendrier des dépenses et des encaissements avant le début du contrat. Les salaires, matériaux, sous-traitants et autres charges peuvent devoir être payés plusieurs semaines avant le règlement des premières factures. Cette projection permet de déterminer si la trésorerie disponible suffit ou s’il est préférable de mettre en place une ligne de financement ou un contrat d’affacturage dès le démarrage du marché.

Pourquoi une entreprise rentable peut-elle avoir des difficultés de trésorerie en travaillant avec des acheteurs publics ?

Parce que rentabilité et trésorerie ne sont pas la même chose. Une entreprise peut réaliser une marge satisfaisante sur ses marchés tout en devant avancer les salaires, les achats et les charges pendant plusieurs semaines. Si le volume de commandes publiques augmente rapidement, le montant des créances à financer augmente également. La croissance peut donc créer un besoin en fonds de roulement important malgré la qualité des débiteurs.

Définition et lexique sur l'assurance crédit