Demande de relance client – DRC

Dans un contrat d’assurance-crédit, en cas d’impayé, l’entreprise peut faire une demande de relance client à l’assureur pour qu’il effectue une démarche de recouvrement amiable auprès de votre acheteur afin de recevoir directement le paiement.

L’assureur va user de plusieurs méthodes pour relancer votre client. Contrairement à vous la société, qui vivez l’impayé et la relance du débiteur dans l’émotion, qui perdez parfois votre sang-froid, et qui parfois obtenez des conséquences désastreuses. Il est plus confortable de se défausser sur un tiers “expert”, qui va rester plus poli et courtois en toutes circonstances.

Définition de demande de relance client

En tant qu’assureur crédit, le succès de son action dépend de la manière dont il va interagir avec vos clients. En apprenant à répondre aux préoccupations de vos acheteurs avant qu’elles ne prennent de l’importance, la compagnie pourra conserver votre confiance pendant toute la durée du projet avec un risque minimal de drame en cours de route. Avec le temps, il gagnera également la confiance de votre acquéreur, ce qui vous permettra de fidéliser votre clientèle.

La relance client avec l’assurance crédit

Voici 6 actions qu’il utilisera (votre assureur crédit ou votre factor) pour répondre aux préoccupations de vos clients :

  • Il commencera en premier lieu par un dossier solide pour éviter tout malentendu par la suite, tout nouveau projet doit commencer par un briefing clair. Tous les assurés n’ont pas forcément un briefing précis à l’esprit lorsque vous commencez à travailler. Si vous travaillez avec quelqu’un qui est un peu flou sur les détails, clarifiez vos attentes en posant beaucoup de questions et en établissant un plan détaillé. Celui-ci doit comprendre tous les éléments, depuis les délais convenus jusqu’à la spécification de matériaux (pour l’assuré). Ne commencez pas un nouveau projet avant que votre client ne l’ait approuvé ; cela vous servira de plan de travail.
  • En second lieu il faudra établir le rapport. Pour avoir une bonne relation entre l’entrepreneur et son acheteur, vous devez établir des rapports. Il s’agit de faire en sorte que l’autre personne se sente à l’aise, entendue et comprise. Les moyens de créer des relations : la conversation, ayez toujours l’air ouvert, amical et disponible pour discuter. En reflétant leur langage afin que votre acquéreur se sente plus à l’aise avec vous et ait le sentiment que vous êtes « sur la même longueur d’onde ».
  • Communication et cohérence : si vous dites que vous allez téléphoner ou vous rencontrer à une heure précise, faites-le. Si vous dites que quelque chose sera fait à une certaine date, assurez-vous que c’est le cas. Ne donnez pas à votre client une raison de penser que vous ne tiendrez pas votre parole. D’autres acheteurs veulent être impliqués à chaque étape du processus, être consultés avant chaque décision, être copiés dans chaque conversation par e-mail et recevoir des mises à jour régulières. La meilleure approche consiste à mettre à la disposition de votre prospect des informations claires et transparentes, qu’il le demande ou non.
  • Ne pas faire de compromis sur les coûts : les entrepreneurs sont souvent confrontés à des pressions de la part de leurs acheteurs pour réduire les coûts. Souvent dans la relance, les débiteurs sont difficiles à contacter. Vos courriers, lettres, e-mails et appels téléphoniques commencent à être ignorés. Ils sont réticents à négocier des calendriers de paiement. Ils ne tiennent pas leurs promesses de règlement. Ils commencent très tôt à trouver des excuses, par exemple en se plaignant des services ou des contrats. En identifiant rapidement les problèmes potentiels de dettes, vous économiserez du temps et de l’argent en poursuivant la recherche de créances douteuses. Mais lorsque vous vous apercevez qu’il est trop tard et que les endettements commencent à échapper à tout contrôle et à vous causer des désagréments considérables, c’est peut-être le momment de faire appel aux services de votre assureur credit ou de votre factor …un professionnel (n’oubliez pas que la plupart des entreprises donnent aux clients qui paient en retard 60 à 90 jours avant de confier leur dossier à un tiers, il peut donc être conseillé de suivre cette voie).
  • Recouvrement de créances par voie judiciaire : l’action en justice devrait toujours être un dernier recours en raison du temps et de l’argent qu’elle implique. Vous devez également vous assurer que la dette est suffisamment importante pour justifier une action en justice, car il peut être plus rentable de simplement l’effacer. Vous devez veiller à ce que tous les litiges qui ont pu être soulevés à propos des biens ou des services que vous avez fournis aient été résolus avant d’aller en justice, faute de quoi les chances de recouvrer la perte diminuent considérablement. Vous devez vous assurer que le client a les moyens de payer le montant. S’il est en faillite ou si son activité est en liquidation, la dette risque d’être annulée.
  • Facturation d’intérêts de retard : selon la loi, vous pouvez facturer des intérêts sur tout retard de paiement si le débiteur est une autre société. Il ne s’agit pas seulement d’un droit légal, mais il peut aussi être contractuel. C’est à vous qu’il appartient de décider d’appliquer cette loi et d’examiner s’il serait bon que votre entreprise fonctionne de cette manière.

L’importance de la relance client dans la gestion du risque crédit

La relance client occupe une place essentielle dans la maîtrise des risques liés aux créances. Lorsqu’une entreprise accorde un délai de règlement à ses acheteurs, elle s’expose à des retards pouvant fragiliser sa trésorerie. Un suivi rigoureux des paiements permet de limiter ces décalages et de préserver l’équilibre financier.

Un retard, même minime, peut rapidement avoir un effet boule de neige sur le besoin en fonds de roulement. Plus les encaissements tardent, plus les tensions de liquidité se font sentir, impactant la capacité d’investissement et de développement. En réagissant rapidement dès les premiers signes d’allongement des délais, il est possible d’éviter des complications plus graves, comme le passage en contentieux ou la nécessité de solliciter un financement externe.

Externaliser la gestion des relances auprès d’un assureur-crédit ou d’un factor permet de déléguer cette tâche à des professionnels, garantissant ainsi une approche plus efficace et structurée. De plus, une intervention neutre réduit les risques de détérioration des relations commerciales, l’entreprise pouvant ainsi préserver sa crédibilité auprès de ses partenaires tout en sécurisant ses encaissements.

Les différentes stratégies de relance client

Une gestion efficace des impayés repose sur une approche méthodique et progressive. L’objectif est d’obtenir le règlement sans heurter la sensibilité du débiteur ni compromettre les relations commerciales. La première étape consiste à prévenir les retards en instaurant un cadre clair dès l’émission de la facture. Une communication transparente sur les échéances et les modalités de paiement limite les malentendus et incite les clients à honorer leurs engagements dans les délais impartis.

Si le règlement n’intervient pas à la date convenue, une relance amiable s’impose. Un premier rappel peut être envoyé sous forme d’email ou de courrier, rappelant l’échéance et proposant une solution en cas de difficulté passagère. Si l’absence de réponse se prolonge, un contact téléphonique permet de clarifier la situation et d’identifier les éventuels blocages. Dans certains cas, le recours à un intermédiaire spécialisé devient nécessaire. L’intervention d’un assureur-crédit ou d’un factor apporte un levier supplémentaire, notamment lorsque l’acheteur tarde à réagir. Enfin, si aucune issue amiable ne se dessine, la mise en demeure précède une éventuelle procédure judiciaire, bien que cette solution doive rester une ultime alternative en raison des coûts et des délais qu’elle implique.

La collaboration entre l’assureur-crédit et l’entreprise

L’implication d’un assureur-crédit dans la gestion des relances ne se limite pas à un simple recouvrement de créances. Son rôle commence bien en amont, dès l’analyse des risques liés aux clients. En fournissant une évaluation de la solvabilité des acheteurs, il permet à l’entreprise d’anticiper les difficultés potentielles et d’adapter sa politique commerciale en conséquence. Lorsqu’un impayé survient, l’assureur prend en charge les démarches de relance. Pour que son intervention soit efficace, il est essentiel que l’entreprise lui transmette un dossier complet et précis : factures, conditions contractuelles, échanges avec le débiteur et toutes les preuves attestant du service ou de la livraison. Plus les éléments sont clairs, plus le traitement du dossier sera rapide.

L’assureur dispose de moyens de pression plus conséquents qu’un créancier isolé. Sa position d’acteur institutionnel, alliée à son expertise en recouvrement, lui permet d’obtenir des résultats souvent plus concluants. Cette externalisation offre un double avantage : elle déleste l’entreprise de démarches chronophages et renforce la probabilité de récupérer les fonds tout en conservant une posture professionnelle vis-à-vis du client.

Les alternatives à la relance client

Lorsqu’un acheteur tarde à régler, plusieurs solutions peuvent être envisagées pour éviter une procédure de recouvrement longue et coûteuse. L’une des options consiste à recourir à l’affacturage. En cédant ses créances à un factor, l’entreprise perçoit immédiatement une avance sur le montant dû, contournant ainsi les délais de paiement imposés par ses clients. Cette solution offre une flexibilité précieuse, notamment pour les structures ayant un besoin urgent de trésorerie.

Une autre approche repose sur la médiation commerciale. Lorsqu’un différend bloque le règlement, un tiers neutre peut intervenir afin de faciliter la résolution du conflit. Cette méthode présente l’avantage de maintenir une relation saine avec l’acheteur tout en trouvant un compromis acceptable pour les deux parties. Par ailleurs, la mise en place d’assurances crédit complémentaires permet de se prémunir contre les risques d’impayés. Certaines couvertures offrent des garanties partielles ou totales en cas de défaillance du débiteur, protégeant ainsi la trésorerie de l’entreprise. Ces solutions, bien que préventives, s’intègrent dans une gestion globale du risque et permettent d’atténuer les conséquences financières d’un retard prolongé.

L’impact de la relance client sur la relation commerciale

Gérer une relance implique de trouver un équilibre subtil entre fermeté et diplomatie. Un retard de paiement ne signifie pas forcément une mauvaise intention de la part du client, mais peut être lié à une difficulté temporaire. Une approche trop agressive risquerait de compromettre une relation de longue date, tandis qu’une attitude trop conciliante pourrait encourager des comportements récurrents de retard.

L’objectif est donc de rappeler l’obligation de paiement sans braquer l’interlocuteur. Le ton employé joue un rôle clé : un message courtois et professionnel a plus de chances d’obtenir une réaction positive qu’une injonction sèche. Dans certains cas, un échange direct permet de lever les blocages et d’instaurer un climat propice à une résolution rapide. En confiant la relance à un tiers, l’entreprise préserve également son image auprès de son client. L’intervention d’un assureur-crédit ou d’un factor permet d’instaurer une distance qui évite les tensions directes, facilitant ainsi la négociation. En structurant son processus de recouvrement avec des interlocuteurs spécialisés, elle démontre son sérieux tout en conservant une posture commerciale ouverte.

Enfin, une bonne gestion des relances contribue à renforcer la confiance mutuelle. Un acheteur qui perçoit une entreprise rigoureuse dans le suivi de ses créances aura tendance à respecter davantage ses engagements financiers. À l’inverse, un fournisseur laxiste risque d’encourager des retards répétés, ce qui à terme, pourrait nuire à sa pérennité.



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