Poste clients

Le risque d’une mauvaise gestion peut avoir de graves conséquences à cause des impayés. En France, les impayés sont à l’origine d’une défaillance d’entreprise sur quatre.

Pour optimiser le poste clients, il est possible d’externaliser la gestion auprès d’une compagnie d’assurance-crédit ou chez un factor.
En externalisant partiellement ou totalement de la gestion auprès d’un professionnel, votre entreprise bénéficie de nombreux avantages :

Dans la comptabilité, le poste clients correspond à la classe 41 « clients et comptes rattachés ».

L’avantage de souscrire un contrat d’assurance impayés auprès d’un assureur crédit est de bénéficier d’informations sur des millions d’entreprises car la compagnie récolte les particularités de chaque secteur d’activité et évalue la capacité financière des entreprises quotidiennement.

L’assureur crédit demandera sur le poste clients la liste des acheteurs avec le nom commercial, le numéro de Siren, le délai de crédit, le montant des encours existant et souhaité ainsi que l’historique des incidents de paiements.

Grâce à l’évaluation du risque de défaut de paiement, l’assureur vous informe sur la solvabilité de vos prospects pour sélectionner les futurs acheteurs fiables. Grâce à une notation sur chaque entreprise, vous avez une vision globale sur la qualité de acquéreurs afin de pouvoir ajuster les délais de paiement en fonction de leur note. Avec une solution d’assurance-crédit, votre entreprise peut se développer en France et à l’international, tout en se protégeant contre les risques de non-paiement sur les créances commerciales. En supplément, vous bénéficiez du recouvrement des factures impayées par le débiteur. Vous société est ainsi libérée de la gestion et du recouvrement sur les factures du poste clients.

Le financement du poste clients

La principale préoccupation des dirigeants est de financer le poste clients de l’entreprise en apportant la trésorerie suffisante au cycle d’exploitation. Comme il peut être mobilisable, il existe plusieurs moyens financier permettant de répondre au besoin en fonds de roulement de la société :

Les solutions les plus utilisées sont : la Dailly, l’affacturage, la cession de balance, la titrisation, l’escompte, la MCNE (Mobilisation de Créance Née sur l’Etranger), cependant le factoring est devenu le premier mode de financement du poste clients devant tous les autres moyens.
Les factors peuvent fournir de l’affacturage en mode full factoring (la garantie impayée est intégrée dans le contrat). Cependant il est possible et souvent conseillé pour les entreprises avec CA > 1M€ de souscrire une assurance-crédit auprès des compagnies d’assurance spécialisées (Euler Hermes, Coface, Atradius, AIG, Axa Assurcredit, CESCE, Credendo Group, Groupama) en demandant une délégation de profit à la société d’affacturage ou la banque.

La seule contrainte du financement du poste clients est que les débiteurs doivent avoir une qualité financière suffisante.

Les causes fréquentes de dérive du poste clients

Un poste clients qui dérive, ce n’est pas forcément un “mauvais” portefeuille. Très souvent, c’est le résultat d’un empilement de petites décisions, prises au fil de l’eau, qui finissent par peser lourd sur la trésorerie. Et le plus piégeux, c’est que la dérive ne se voit pas toujours tout de suite : elle s’installe doucement, puis elle devient une habitude. Jusqu’au moment où l’entreprise se retrouve à courir après son cash, alors même que l’activité, elle, peut très bien se porter.

La cause la plus classique, c’est une politique de paiement trop généreuse, ou trop floue. On accorde des délais “par défaut”, on s’aligne sur une pratique de marché sans vraiment vérifier si le client le mérite, ou on accepte des conditions plus longues pour conclure une vente. Pris isolément, ça paraît anodin. Mais à l’échelle d’un portefeuille, le cumul crée un effet mécanique : plus les délais s’allongent, plus l’encours grossit, et plus le besoin en fonds de roulement se tend. Le poste clients devient alors un réservoir de chiffre d’affaires… qui n’est pas encore de la trésorerie.

Autre cause fréquente, très sous-estimée : la facturation tardive ou imparfaite. Une facture émise en retard, c’est un décalage automatique de l’échéance, donc un encaissement qui glisse. Et une facture incomplète, mal libellée, ou contestable, c’est souvent pire : on se retrouve avec un paiement “bloqué”, parfois sans même l’appeler un impayé. Dans beaucoup d’entreprises, ce n’est pas la mauvaise foi du client qui retarde le règlement, mais un détail administratif ou une pièce manquante. Sauf que dans la trésorerie, le résultat est le même : l’argent n’entre pas.

Il y a ensuite tout ce qui touche aux litiges, et là, c’est souvent un vrai accélérateur de dérive. Dès qu’un désaccord apparaît sur une livraison, une prestation, un prix, une réception, ou une conformité, le règlement peut être mis en pause. Et tant que le litige n’est pas résolu, la créance reste en comptabilité, gonfle la balance âgée et brouille la lecture du risque. Le problème, c’est qu’un litige mal géré s’éternise facilement, surtout quand les responsabilités sont floues entre commerce, ADV, exploitation et finance. Résultat : le poste clients se “charge” de créances immobilisées, parfois sans que personne n’ait l’impression d’être en difficulté.

Il faut aussi compter avec une faiblesse assez courante : l’absence de suivi régulier et de priorisation. Quand les relances sont faites de manière irrégulière, quand on attend “de voir venir”, ou quand on ne distingue pas les retards ponctuels des signaux plus inquiétants, la dérive s’accélère. Le poste clients devient un mélange de créances saines et de créances fragiles, sans pilotage clair. Et plus on attend, plus le recouvrement devient compliqué, parce qu’on laisse s’installer une forme de normalité du retard.

Enfin, il existe une cause très concrète, presque “culturelle” dans certaines structures : la peur d’abîmer la relation commerciale. On hésite à relancer, on temporise, on laisse passer un retard parce que le client est important ou parce qu’on veut préserver un futur contrat. C’est humain. Mais le poste clients, lui, ne fait pas dans le sentimental : si la discipline de paiement se dégrade, l’entreprise finance le client à sa place. Et à force, ce financement subi finit par coûter cher, même quand le chiffre d’affaires progresse.

Au final, la dérive du poste clients naît rarement d’un seul facteur. Elle vient plus souvent d’un enchaînement : délais trop longs, facturation qui glisse, litiges qui traînent, relances irrégulières, et une gouvernance du crédit un peu trop “souple”. La bonne nouvelle, c’est que ce sont aussi des points sur lesquels on peut agir rapidement, à condition de regarder le poste clients non pas comme une ligne comptable, mais comme un véritable levier de pilotage du cycle d’exploitation.

Logiciel de pilotage du poste clients

La gestion du poste clients est de plus en plus importante dans la stratégie d’une entreprise. Pour répondre à cette enjeu, il est nécessaire de mettre en place un logiciel dédié pour mieux maîtriser les process de gestion et améliorer la connaissance du portefeuille des acheteurs. Par ailleurs, il permet d’impliquer les services de la sociétés pour résoudre plus rapidement les litiges et d’accélérer les rentrées d’argent provenant des règlements bloqués chez les acheteurs.

Cette solution informatique permet de gagner du temps car il permet la création et le contrôle des devis émis, d’effectuer la facturation des devis approuvés ou encore l’imputation des encaissements des acheteur en fonction des créances correspondantes. En cas d’impayés à la date d’échéance, il génère automatiquement les courriers ou les alertes pour effectuer les relances clients. Il peut automatiser les tâches des phases de recouvrement en fonction des politiques et les processus définis par l’entreprise.