Comment déclarer une facture impayée

Assurance déclaration facture impayée

En cas de facture impayée, il est important de remettre à votre assureur-crédit votre facture impayée dans les temps. Aujourd’hui, les grandes compagnies d’assurance-crédit comme Euler Hermes, COFACE, ATRADIUS et GROUPAMA assurance-crédit permettent d’effectuer en ligne toutes vos déclarations d’impayés.

Découvrez les procédures à suivre pour effectuer votre déclaration.

Les délais pour déclarer votre facture impayée

Délai maximum de transmission d’une facture impayée Dès connaissance de l’impayé, il est très important de transmette votre Demande d’Intervention Contentieuse (DIC) en ligne via le site internet sécurisé de la compagnies d’assurance-crédit, pour déclencher le processus de recouvrement et d’indemnisation de votre créance. Pour savoir le nombre de jours qu’il vous reste pour faire votre déclaration, vous pouvez vous aider de notre simulateur pour connaître le délai maximum de transmission d’une facture impayée

Comment saisir votre demande d’intervention contentieuse en ligne

En cas d’impayé sur l’un de vos clients, effectuez sans attendre votre déclaration d’impayé via le portail de la compagnie. Nous avons détaillé pour chaque compagnie la procédure à suivre pas à pas.

En vous connectant en ligne sur le portail internet de la compagnie d’assurance, vous pouvez recevoir des alertes personnalisées en cas d’évènement judiciaire sur l’un de vos clients inscrits. Grâce à ces informations, vous pouvez identifier rapidement si vos clients sont concernés par une procédure collective. Ainsi, vous pouvez transmettre, le cas échéant, une DIC dans les plus courts délais, sans risque de confusion.

Déclaration avec Euler Hermes sur EOLIS

Voici la première procédure pour l’enregistrement d’une DIC sur le site de EOLIS. (http://www.eulerhermes.fr/eolis/Pages/default.aspx) :

Connectez-vous tout d’abord à votre profil .
Dans le menu principal, vous devez vous rendre sur l’onglet en haut au milieu de l’écran « La gestion de mes impayés »
puis cliquer sur « Demande d’intervention »
puis « Demande d’intervention contentieuse : saisie en ligne »
Compléter sur EOLIS ensuite la partie permettant de décrire votre créance impayée et préciser les factures concernées.

Procédure de déclaration de facture impayée Euler-Hermes

Les pièces justificatives peuvent être jointes sous forme électronique : cliquer sur « Ajouter une facture » pour déclarer chacune de vos factures impayées.

Pour ajouter une pièce jointe sur EOLIS, vous devez :
– préciser le type de pièce jointe.
– cliquer sur « parcourir » puis retrouver le document dans vos dossiers, puis sur « ajouter » pour valider.

Une fois la déclaration saisie et les pièces justificatives jointes, cliquez sur « valider ».
Un dernier écran EOLIS vous demande de valider le « pouvoir ». (Indiquer le nom du représentant de votre société).
Procédure de déclaration de facture impayée Euler-Hermes avec EOLIS

Vos documents ajoutés sont joints ainsi que votre pouvoir.
Procédure de déclaration de facture impayée Euler-Hermes avec EOLIS

Un message de confirmation s’affiche sur EOLIS avec votre numéro de dossier sinistre compagnie qui se compose de 7 chiffres et une lettre.
Procédure de déclaration de facture impayée Euler-Hermes avec EOLIS

Déclaration avec Coface sur COFANET

Pour procéder à l’ouverture d’un dossier contentieux via Cofanet, il faut :

1 – Dans la liste des entreprises de votre portefeuille clients, sélectionner l’acheteur concerné sur Cofanet.
2 – Dans le détail de l’entreprise, cliquer sur « Déclaration d’impayés » dans l’onglet à gauche de l’écran :
Procédure de déclaration de facture impayée Coface avec COFANET

3 – Cliquer sur l’interface COFANET sur « Nouvelle Déclaration » et suivre la procédure d’enregistrement en sélectionnant ou non l’option de demande d’intervention contentieuse, si vous souhaitez l’intervention de la compagnie.
Il est conseillé de sélectionner « Oui » pour éviter de dépasser la date limite d’enregistrement de la DIC.
Procédure de déclaration de facture impayée Coface avec COFANET
Procédure de déclaration de facture impayée Coface avec COFANET
4 – Une fois tous les renseignements et les factures enregistrés sur Cofanet, cliquer sur Soumettre pour enregistrer votre déclaration.
Procédure de déclaration de facture impayée Coface avec COFANET

Pour vérifier si vous avez bien enregistré votre dossier sur Cofanet, vous pouvez retourner sur votre portefeuille clients et voir la déclaration d’impayés.

Vous avez besoin d’aide pour saisir vos demandes sur les sites internet des compagnies d’assurance-crédit, appelez-nous ou contactez-nous sur notre formulaire en ligne

Déclaration avec Atradius sur Serv@Net

Pour enregistrer un dossier contentieux chez Atradius, l’assuré doit se rentre sur son Servatnet, puis sélectionner l’onglet Dossiers contentieux puis Encoder Recouvrement / Notifiction / Sinistre
Procédure de déclaration de facture impayée Atradius avec Serv@Net: Dossier contentieux

Ensuite cliquez sur :
Procédure de déclaration de facture impayée Atradius avec ServaNet : recouvrement

Sélectionnez votre acheteur sur SERVANET:
Procédure de déclaration de facture impayée Atradius avec Serv@Net : sélection de l'acheteur

Une fois l’acheteur sélectionné, suivre la procédure d’introduction de sinistre et cliquez sur Suivant
Procédure de déclaration de facture impayée Atradius avec ServaNet : introduction du sinistre

Saisissez sur Servanet les factures impayées et Sauvegarder, puis après vérification des données enregistrées, cliquez sur Suivant :
Procédure de déclaration de facture impayée Atradius avec Serv@Net : sauvegarde du dossier

Dans le dernier écran relatif au détails complémentaires sur Servanet, indiquez toutes les informations dont vous disposez puis cliquez sur SUIVANT.
Enfin, vous arrivez à la fin de la procédure et n’avez plus qu’à cliquer sur le bouton « J ACCEPTE »
Procédure de déclaration de facture impayée Atradius avec ServaNet : acceptation du dossier

Un numéro vous est attribué et votre dossier est enregistré avec succès sur Serv@Net.
Procédure de déclaration de facture impayée Atradius avec Serv@Net : numéro de dossier

Déclaration avec Groupama Assurance-Crédit

Procédure de déclaration de facture impayée avec GROUPAMA ASSURANCE CREDIT

La déclaration en ligne accélère l’ouverture du sinistre. Deux avantages :

L’ouverture du dossier est plus rapide et, par conséquent, le recouvrement est plus efficace puisque plus précoce.
Vous pouvez suivre à tout moment l’avancement du traitement de votre déclaration jusqu’à l’ouverture du sinistre.

– Identifier l’assuré et le secteur

Procédure de déclaration de facture impayée avec GROUPAMA ASSURANCE CREDIT - Identifier l'assuré et le secteur

Lorsque vous cliquez sur Déclarer en ligne, en général vous êtes déjà identifié, sauf à ce que vous gériez plusieurs assurés. Auquel cas, il faudra choisir dans une liste l’assuré pour lequel vous effectuez la déclaration
De même, si vous avez plusieurs secteurs d’activité, il conviendra d’en sélectionner un.
Cliquez sur le pictogramme pour passer à l’identification de l’acheteur défaillant.

– Identifier l’acheteur défaillant

Vous disposez de trois moyens d’identification. À chaque fois, il faut sélectionner au préalable le pays de l’acheteur.

RECHERCHE AVEC L’IDENTIFIANT

C’est le mode de recherche le plus adapté aux acheteurs dénommés. il suffit de renseigner le numéro d’acheteur (inscrit sur l’avis d’option).
Cette méthode est également très performante pour les acheteurs non dénommés grâce à l’utilisation du SIREN, en France, ou d’identifiants spécifiques pour l’Espagne, la Belgique, l’Italie, les Pays-Bas et le Royaume-Uni.

Procédure de déclaration de facture impayée avec GROUPAMA ASSURANCE CREDIT - Identifier l'acheteur défaillant

RECHERCHE AVEC LA LISTE DES ACHETEURS DÉNOMMÉS

Ce mode de recherche est particulièrement intéressant pour trouver un acheteur étranger.

Procédure de déclaration de facture impayée avec GROUPAMA ASSURANCE CREDIT - trouver un acheteur étranger

RECHERCHE AVEC LE NOM OU LE SIGLE

Ce mode de recherche est le dernier recours. C’est le même processus que dans le module des options. Il sera le seul moyen de recherche d’acheteurs non dénommés à l’étranger.

Procédure de déclaration de facture impayée avec GROUPAMA ASSURANCE CREDIT - recherche d'acheteurs non dénommés à l'étranger

Le principe est la recherche de ce que vous avez saisi n’importe où dans la zone. Par exemple, en tapant 18 dans le code postal, tous les codes postaux contenant 18.

VOUS N’AVEZ PAS TROUVE VOTRE ACHETEUR DEFAILLANT

Si votre acheteur est dénommé, il est recommandé de recommencer la recherche par identifiant.

Si aucune des trois méthodes ne donne de résultats, vous devrez saisir les données au lieu de les récupérer dans une base de données.

Procédure de déclaration de facture impayée avec GROUPAMA ASSURANCE CREDIT - recherche d'acheteurs non dénommés à l'étranger

LA ZONE ACHETEUR DEFAILLANT EST RENSEIGNEE

Il est recommandé d’indiquer un contact chez l’acheteur défaillant. Les premières démarches de recouvrement en seront d’autant plus facilitées.

Procédure de déclaration de facture impayée avec GROUPAMA ASSURANCE CREDIT - LA ZONE ACHETEUR DEFAILLANT EST RENSEIGNEE

– Choisir la devise

L’euro est la monnaie par défaut. Toutefois, vous pouvez modifier la devise. En tapant sa première lettre, vous vous positionnez instantanément sur la première devise commençant par cette lette.
Procédure de déclaration de facture impayée avec GROUPAMA ASSURANCE CREDIT -  Choisir la devise
Cliquez sur Assistant de saisie pour continuer.

Saisir les factures et les déductions

Une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous allez saisir chacune des factures. Ce qui permettra de calculer le montant du sinistre.
À chaque ajout de facture, des contrôles de cohérence sont effectués.
Cliquez sur la ligne pour modifier la facture.
Cliquez sur X pour supprimer une facture.
Le cas échéant, cliquez sur le deuxième onglet pour saisir les déductions.
Procédure de déclaration de facture impayée avec GROUPAMA ASSURANCE CREDIT - Saisir les factures et les déductions

Il peut s’agir d’acompte, de paiement partiel, de compensation… à déduire des factures.

Procédure de déclaration de facture impayée avec GROUPAMA ASSURANCE CREDIT - déduire des factures

Validez pour afficher les données de synthèse du sinistre.
Procédure de déclaration de facture impayée avec GROUPAMA ASSURANCE CREDIT - afficher les données de synthèse du sinistre

Qualifier le sinistre

Il s’agit d’informations qui orientent les procédures de recouvrement.

Procédure de déclaration de facture impayée avec GROUPAMA ASSURANCE CREDIT - Qualifier le sinistretre

Personnaliser la déclaration

Vous pouvez reprendre votre référence client utilisée dans vos bases de données.
En outre, vous disposez d’une zone de texte libre pour apporter toutes précisions que vous jugerez utile.

Procédure de déclaration de facture impayée avec GROUPAMA ASSURANCE CREDIT - Personnaliser la déclaration

Transmission des pièces justificatives

Vous avez le choix, soit par le portail – cela accélère le traitement du sinistre – soit par courrier.
Dans tous les cas, vous devez indiquer votre adresse e-mail. Par défaut, nous proposons celui qui correspond à vos codes d’accès. Mais il est possible de le modifier.

Procédure de déclaration de facture impayée avec GROUPAMA ASSURANCE CREDIT - Personnaliser la déclaration
Veuillez prendre connaissance de la liste des documents requis afin d’éviter que Groupama Assurance-Crédit ne vous les réclame, retardant ainsi l’indemnisation.
Vous devez choisir le mode de transmission, numérique ou par courrier.
Transmettre votre déclaration à Groupama Assurance-Crédit. Dans tous les cas, vous recevez un mail accusant réception de la déclaration… sans préjuger de l’envoi des pièces justificatives.
Après la transmission de la déclaration, il convient d’envoyer les documents.

Transmission numérique par le portail
La transmission numérique dispense de l’envoi des pièces par courrier.
Cliquez pour lancer la procédure.
Procédure de déclaration de facture impayée avec GROUPAMA ASSURANCE CREDIT - transmission numérique

Une fenêtre s’ouvre qui vous permettra de télécharger vos pièces en allant les chercher à partir de votre ordinateur.

Procédure de déclaration de facture impayée avec GROUPAMA ASSURANCE CREDIT - télécharger vos pièces
Cherchez les documents à envoyer.
Formats acceptés : Word, Excel, PDF et image de types png, gif, jpg.
Taille maximum : 5 mégaoctets.
Transmettre le document. Il passe alors dans la partie basse de l’écran.
Lorsque vous avez fini, fermez la fenêtre. Vous revenez à l’écran précédent.
Procédure de déclaration de facture impayée avec GROUPAMA ASSURANCE CREDIT - Fin de déclaration

Cliquez sur Finir la déclaration.
Vous avez alors la possibilité de télécharger le formulaire de déclaration initiale jusqu’à l’ouverture du sinistre.
TRANSMISSION PAR COURRIER
Procédure de déclaration de facture impayée avec GROUPAMA ASSURANCE CREDIT -TRANSMISSION PAR COURRIER

Téléchargez le formulaire de déclaration complété.
Téléchargez la lettre d’accompagnement qu’il faudra :
• dater et signer,
• compléter avec votre cachet commercial, votre nom et fonction.
Envoyez le tout à Groupama Assurance-Crédit.

Suivre le traitement de la déclaration

Procédure de déclaration de facture impayée avec GROUPAMA ASSURANCE CREDIT - Suivre les déclarations
En cliquant sur Suivre les déclarations, la liste de vos déclarations s’affiche avec pour chacune un statut qui vous informe de ce que vous avez à faire.
Vous disposez d’un filtre, utile si vous avez beaucoup de déclarations.

Procédure de déclaration de facture impayée avec GROUPAMA ASSURANCE CREDIT - Non transmise

En cliquant sur une ligne, vous reprenez une saisie interrompue si le statut est Non transmise, sinon vous ouvrez un écran de synthèse à partir duquel vous pouvez télécharger la déclaration complétée.

Procédure de déclaration de facture impayée avec GROUPAMA ASSURANCE CREDIT -TRANSMISSION PAR COURRIER

Pour connaître les pièces justificatives manquantes si le statut de la déclaration est A compléter.
Il peut s’agir de factures, de relevés de compte, de bons de commande ou de livraison, de vos CGV, d’un avis de rejet de paiement, d’échanges écrits avec votre client, de garanties…
Pour télécharger le formulaire de déclaration complété.
Liste des pièces justificatives déjà envoyées

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