Impayés

Gérer une entreprise tout en maintenant un flux de trésorerie positif n’est jamais facile, mais la tâche est beaucoup plus ardue lorsqu’il s’agit d’un client qui refuse de payer sa facture. Si les entreprises disposent d’un éventail d’options différentes dans ces situations, qui vont de l’envoi d’une lettre à une action en justice et à la poursuite d’un débiteur en justice, il peut être difficile de savoir comment répondre au mieux aux clients difficiles et à la dette qui leur est associée.

L’étape la plus importante pour éviter les dommages dus à un retard de paiement est de comprendre vos droits légaux lorsqu’un débiteur ne paie pas une facture. Dans cet article, nous allons examiner ce que les dirigeants d’entreprises peuvent faire pour régler les factures impayées, les mesures à prendre pour résoudre la situation de manière appropriée et la manière de protéger une entreprise contre les factures non-payées.

Factures impayées et droits légaux

En ce qui concerne les factures impayées, vos droits légaux en tant qu’entreprise sont liés aux conditions que vous avez définies avant de fournir un produit ou un service. Ces conditions doivent être définies :

Quand et comment les factures doivent être payées.

Les pénalités pour retard de paiement (par exemple, les taux d’intérêt ou les frais). Tout coût supplémentaire qui pourrait s’appliquer à un paiement. Pour garantir la protection juridique de votre entreprise en cas de non-paiement d’une facture par un débiteur, il est important de faire signer aux clients une acceptation de vos conditions générales avant de leur fournir un produit ou un service. Ainsi, vous pourrez pointer le document au cours du processus de règlement de la dette, ce qui facilitera grandement la confirmation que votre client n’a pas respecté sa part du marché.

Client ne payant pas sa facture : Quelles sont les mesures à prendre

Bien entendu, le simple fait d’avoir des conditions fermes ne suffit pas toujours à garantir qu’un client respectera le contrat et ses obligations de paiement. Si vous avez envoyé une lettre de rappel amicale, mais que votre client refuse continuellement ou est incapable de payer une facture, vous devez alors lui adresser une lettre de mise en demeure. Cette lettre officielle indique au débiteur le montant exact de sa dette et les conséquences d’un défaut de paiement.

Si cette approche ne fonctionne toujours pas, vous devrez envisager d’autres solutions. En cas de désaccord sur le montant à payer ou si votre entreprise a respecté sa part du marché, vous devrez peut-être faire appel à des services professionnels de règlement des litiges. Par ailleurs, si un débiteur refuse tout simplement d’honorer la facture, l’étape suivante devrait consister à envisager les services d’un agent de recouvrement ou à déposer une plainte auprès du tribunal des petites créances. Enfin, si tout le reste échoue, vous devrez peut-être engager une action en justice afin de recouvrer la dette.

Quand devriez-vous commencer à réagir ?

Le plus rapidement possible : si vous avez un comptable, vous êtes déjà informé que la date d’échéance de votre facture est passée. Vous n’avez pas encore reçu le paiement sur votre compte bancaire professionnel. Vous avez laissé passer dix jours, deux semaines au maximum, depuis la date d’échéance de votre facture et rien ne s’est passé. Il est maintenant temps de contacter à nouveau votre client.

Comment commencer à contacter votre client ?

Avant d’entamer le processus de recouvrement de vos factures impayées, vous devez vous poser quelques questions : quelle est votre relation avec le client qui n’a pas (encore) payé sa facture ? Votre client est-il satisfait du travail que vous lui avez fourni ? Quelle est l’importance de votre client dans l’ensemble des choses, par exemple par rapport à vos autres clients ? Souhaitez-vous établir une relation à long terme avec lui ?

Quoi que vous fassiez ensuite, gardez les réponses à ces questions à l’esprit.

Envoyez le premier rappel. Envoyer une lettre directement à votre client peut sembler un peu intimidant au début. La meilleure façon d’approcher quelqu’un et d’éviter toute confusion dans l’écriture est toujours d’essayer d’abord de le joindre par téléphone. Bien entendu, si vous souhaitez disposer d’une preuve écrite, vous pouvez toujours envoyer un courrier électronique. Quelle que soit l’option que vous choisissez, facilitez la tâche du destinataire. Dites-lui qui vous êtes et à quelle facture vous faites référence.

À l’heure actuelle, il est encore un peu tôt pour être trop sévère. Après tout, il se peut que l’impayé soit un accident de votre client. Il se peut qu’il ait tout simplement oublié de payer. Peut-être qu’il a reçu le produit mais qu’il a constaté que quelque chose n’allait pas. Peut-être qu’il manquait des informations sur votre facture. Quoi qu’il en soit, encouragez votre client à vous contacter au cas où il aurait des remarques à formuler.

L’envoi d’un simple rappel comme celui-ci montre que vous assurez toujours un suivi auprès de votre client et que vous êtes prêt à construire une relation à long terme. Profitez de cette opportunité !

CONSEIL : N’indiquez pas qu’il s’agit en fait du premier rappel. Cela donnerait l’impression que vous êtes d’accord pour en envoyer d’autres et prolonger la période pendant laquelle vous n’êtes pas payé.

Vous n’avez pas eu de réaction à votre premier rappel ? Il est maintenant temps d’envoyer un deuxième rappel. La meilleure façon de le faire est d’utiliser une lettre ou un courriel de la vieille école.

Cette fois, vous pouvez être un peu plus strict et rappeler à votre client les conditions générales mentionnées sur votre facture, ou mieux encore, les conditions générales signées au préalable avant de faire un travail avec vous. Vous pouvez également rappeler à votre client qu’il risque d’être confronté à des intérêts de retard.

Toujours rien ? Il est temps de passer aux choses sérieuses. Si, après ces deux séries de rappels, vous ne recevez toujours rien, il est temps d’envoyer un troisième rappel par lettre recommandée. À partir de cette mise en demeure, vous pouvez demander l’amende pour manquement que vous avez stipulée dans vos conditions générales en cas de manquement de paiement.

Faites-vous aider par un professionnel : vous n’obtenez toujours rien ? Il est temps de faire venir les gros bonnets et d’obtenir une aide professionnelle. Lorsque vous engagez un professionnel, il est plus probable que votre débiteur change d’avis et commence à payer…

Vous devez vous adresser à une agence de recouvrement professionnelle : ces sociétés commerciales sont spécialisées dans le recouvrement des créances des entreprises et des particuliers. Elles doivent impliquer le tribunal à cette fin. Ainsi, vous pouvez maintenir votre relation professionnelle avec votre client. La plupart du temps, leur modèle commercial est basé sur le principe de réussite. Et lorsqu’ils réussissent, ils prélèvent un pourcentage du montant perçu. Ne réussissent-ils pas à obtenir votre argent ? Dans ce cas, vous n’avez pas non plus à payer quoi que ce soit. Le seul risque de ce genre de situation est que vos clients sachent probablement que ces sociétés de recouvrement ne les poursuivront pas en justice et ne prendront pas leurs efforts au sérieux.
CONSEIL : si votre débiteur conteste votre facture, n’ayez pas recours à une agence de recouvrement. Dans ce cas, seul le tribunal peut aider à régler le litige.

Vous pouvez également demander l’assistance d’un huissier dans le cadre d’une procédure de recouvrement à l’amiable ou d’une procédure judiciaire au tribunal. Dans le cas d’un recouvrement à l’amiable, l’huissier envoie d’abord une lettre de mise en demeure au débiteur. L’huissier de justice agit en tant que médiateur pour aider à recouvrer le montant impayé sans avoir à aller au tribunal. Chaque huissier est libre de fixer son prix pour un recouvrement à l’amiable. Dans le cas d’une procédure judiciaire, l’huissier entre également en jeu. L’huissier est la personne qui remet l’assignation à votre client, le débiteur. Cette perspective est parfois déjà suffisante pour effrayer les mauvais payeurs afin qu’ils remboursent leur dette à ce moment-là. Si le tribunal prend une décision, l’huissier peut réclamer le montant dû au débiteur à son domicile et, si nécessaire, procéder à la confiscation. Chaque fois qu’il y a une procédure judiciaire, l’huissier est payé avec des honoraires fixés par la loi

Recouvrement des impayés par la procédure amiable

En cas de facture non payée à l’échéance, il est nécessaire de lancer une procédure de recouvrement d’impayés.

  • relance par courrier électronique,
  • par téléphone,
  • par courrier simple,
  • par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR),
  • relance par une mise en demeure de payer avec accusé de réception : c’est une sommation de payer avant poursuites,
  • en effectuant directement des visites au débiteur.

Dans de nombreux cas, les litiges sont résolus par relance téléphonique, voire au pire par lettre recommandée.

Recouvrement des impayés par la procédure judiciaire

En cas d’échec de la phase de recouvrement amiable, il faut lancer la phase de recouvrement judiciaire.
Il est important, pendant la phase de recouvrement judiciaire, de poursuivre les négociations amiables avec le client pour préserver la relation clientèle.
Pour démarrer une procédure judiciaire, il est faut saisir le Tribunal de Commerce compétent du siège social pour instruire le dossier et envoyer un courrier d’injonction de payer en adressant l’ensemble des justificatifs.

Pour diminuer le risque d’impayés, vous pouvez souscrire un contrat d’assurance crédit qui garanti le risque client de votre entreprise.

Comment éviter les impayés avec l’assurance crédit ?

Dans le pire des cas, lorsqu’une entreprise n’est tout simplement pas en mesure de sécuriser les paiements, il est vital de mettre en place une forme de protection pour éviter les effets négatifs sur les flux de trésorerie. C’est là qu’intervient l’assurance-crédit.

Cette garantie est une forme de gestion des risques financiers qui protège les entreprises de plusieurs façons. Il s’agit notamment de l’accès à la connaissance du marché, à l’expertise en matière de crédit et à des agents de recouvrement expérimentés, ainsi que de l’indemnisation des dettes impayées.

L’assurance-crédit offre à votre entreprise une protection contre le non-paiement de ses dettes par les entreprises clientes, que ce non-paiement soit dû à l’insolvabilité de votre client ou simplement au fait qu’il ne paie pas dans un délai de crédit convenu.

Elle fonctionne de deux manières. Premièrement, elle vous aide à identifier les entreprises auxquelles vous devez accorder des facilités de crédit et, deuxièmement, à vous assurer que vous ne subissez aucun préjudice financier en cas de non-paiement.

Bien que l’assurance-crédit garantisse les pertes dues au non-paiement des dettes commerciales, l’objectif est d’aider votre entreprise à éviter de telles pertes et à accroître sa rentabilité.
L’essentiel est de disposer d’informations financières sur les entreprises, les secteurs et les tendances économiques avant d’allonger la durée du crédit, ce qui permet d’éclairer les décisions de crédit et de minimiser les pertes.

Les factures impayées peuvent représenter jusqu’à 40 % des actifs d’une entreprise. Nombre de ces créances non-payées pourraient être évitées si vous connaissiez mieux la solvabilité de vos clients.

Une connaissance plus approfondie vous aide à choisir les bons clients, les bons marchés et les bonnes limites de crédit afin d’éviter et de minimiser les impayés. Ainsi, vous serez plus confiant dans l’octroi de crédits supplémentaires à vos clients actuels et dans la recherche de nouveaux clients plus importants que vous pourriez juger trop risqués.

Si vos clients ne paient pas, vous recevez l’argent comptant pour les factures assurées et l’assureur se charge du recouvrement de la dette.

Toute entreprise qui vend sur un compte ouvert peut bénéficier de l’assurance-crédit, bien qu’il s’agisse généralement d’entreprises dont le chiffre d’affaires est supérieur à 100 000 €.

Exemple d’assurance-crédit avec les factures impayées

Si la marge bénéficiaire d’une entreprise est de 5 % et que l’un de ses clients est en défaut de paiement sur une dette de 10 000 €, l’entreprise devra réaliser des ventes supplémentaires de 200 000 e pour compenser les bénéfices perdus.

Plus important encore, la perte de cash-flow pourrait être dévastatrice. Le non-paiement affaiblit votre entreprise et réduit sa capacité d’investissement.

Une police d’assurance-crédit vous aide à gérer vos créances et vous indemnise en cas de non-paiement.

Principaux avantages de l’assurance-crédit
L’assurance-crédit ne se contente pas de garantir le paiement de vos factures. Elle peut contribuer à la réussite de votre entreprise en vous offrant les avantages suivants :

une croissance plus sûre de votre entreprise

L’assurance-crédit vous donne la confiance nécessaire pour développer vos ventes auprès de clients et de marchés nouveaux et existants. Elle vous permet également de vendre à des conditions de compte ouvert, ce qui peut constituer un avantage concurrentiel majeur, notamment pour les exportateurs.

Connaissance approfondie des clients

Nos connaissances vous aident à choisir les bons clients et à prendre les meilleures décisions pour votre entreprise. Nous vous disons tout ce que vous devez savoir sur vos clients, vos clients potentiels et votre marché pour vous développer en toute confiance. Notre base de données d’informations sur les risques est un soutien précieux pour votre gestion interne du crédit.

Gestion optimisée des risques contre les impayés

Avec une police d’assurance-crédit, vous pouvez mieux contrôler et vous protéger contre les pertes liées aux créances douteuses. Vous pouvez minimiser vos risques lorsque vous explorez et développez de nouveaux marchés. L’assurance-crédit vous donne également l’assurance que vos factures seront payées même si vos clients sont défaillants, ce qui est essentiel pour protéger vos flux de trésorerie.

De meilleures possibilités d’emprunt et de financement

Votre entreprise peut obtenir de meilleures conditions d’emprunt grâce à la sécurité offerte par l’assurance-crédit. Dans certains cas, votre banque ou votre factor peut en fait exiger une assurance-crédit pour vous permettre d’obtenir un financement.

Qui utilise l’assurance-crédit ?

Les personnes sensées ! L’assurance-crédit s’adresse à toutes les entreprises, qu’elles soient nationales ou internationales, et dans tous les secteurs, de l’industrie manufacturière aux services. En termes de taille, il s’agit généralement d’entreprises dont le chiffre d’affaires est supérieur à 100 000 euros.

Quand et pourquoi envisageriez-vous de recourir à l’assurance-crédit ?

En moyenne, on estime que les entreprises ont 40% de leurs actifs courants sous forme de créances commerciales. (Pour certaines entreprises, ce chiffre peut être beaucoup plus élevé). Les recherches ont montré de façon constante que les entreprises sont incapables de prévoir la grande majorité des défaillances auxquelles elles sont exposées.

On estime que jusqu’à 50 % de toutes les défaillances concernent des clients qui étaient auparavant considérés à la fois comme des clients de longue date et des clients qui payaient rapidement. Il est inquiétant de constater que même le client que vous pensiez connaître le mieux pourrait, par inadvertance, être la cause de votre perte.

Une autre raison pour laquelle les entreprises devraient envisager de recourir à l’assurance-crédit est qu’une mauvaise créance amène souvent une entreprise à réduire le montant du crédit qu’elle accorde à ses clients. En termes simples, il est facile de voir comment cela expose potentiellement cette entreprise à ses concurrents, la laissant dans une position concurrentielle beaucoup plus faible.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Voici comment cela fonctionne : Vous demandez à l’assureur-crédit une limite de crédit pour chacun des clients avec lesquels vous traitez au-delà d’un niveau convenu. En dessous de ce niveau, appelé votre limite discrétionnaire, vous n’avez pas besoin de demander une limite de crédit. Vous pouvez utiliser vos propres sources d’information sur votre situation financière et votre expérience commerciale pour justifier le crédit commercial que vous accordez. Si vous effectuez des opérations commerciales dans les limites des paramètres fixés et que vous respectez les conditions de la police, vous serez couvert (jusqu’à la limite de couverture convenue) si l’un de vos clients fait faillite.

En ce qui concerne le niveau de couverture offert par une police d’assurance-crédit, une indemnité sur les impayés de 65 à 95 % s’applique généralement, selon le type de solution que vous choisissez. Les assureurs crédit sont généralement flexibles en ce qui concerne le choix des clients à couvrir. Certaines entreprises peuvent souhaiter ne couvrir que leurs meilleurs clients ou contre des pertes « exceptionnelles ». (Il existe des types de police spécifiques qui vous permettent de le faire).

Comme toujours, n’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont l’assurance-crédit peut aider votre entreprise.




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