Balance âgée

Définition de la balance âgée

Définition : La balance âgée est un rapport comptable généré à intervalles réguliers par une entreprise et décrivant la ventilation de certaines créances financières et/ou commerciales par débiteur et date d’échéance. Il montre les soldes de factures impayées ainsi que la durée pour laquelle ils ont été impayés.

Ceci est particulièrement utilisé dans le cadre d’une titrisation, d’une valorisation lors d’un changement de contrôle ou pour la gestion du fonds de roulement afin de détecter toute évolution défavorable de la performance du portefeuille titrisé.

Le rapport de la balance âgée aide les entreprises à identifier les factures qui sont ouvertes et leur permet de rester au fait des clients qui paient avec du retard. C’est l’un des documents financiers les plus importants qu’un prêteur d’actifs demandera.

Exemple de balance âgée

Le rapport de la balance âgée sur les comptes clients énumère les factures impayées et les notes de crédit inutilisées selon les plages de dates. Ce document est le principal outil utilisé par le personnel du recouvrement pour déterminer quelles factures sont en retard de paiement. Compte tenu de son utilisation comme outil de collecte, le rapport peut être configuré pour contenir également les coordonnées de chaque client. Le rapport est également utilisé par la direction, pour déterminer l’efficacité des fonctions de crédit et de recouvrement. Il énumère les factures en fonction des délais de retards, où les colonnes contiennent les renseignements suivants : La colonne la plus à gauche contient toutes les factures qui datent de 30 jours ou moins, la colonne suivante contient les factures qui datent de 31 à 60 jours, la colonne suivante contient les factures qui datent de 61 à 90 jours, la dernière colonne contient toutes les anciennes factures.

Le rapport est trié par nom de client, toutes les factures de chaque client étant détaillées directement sous le nom du client, habituellement trié par numéro de facture ou par date de facture. Un exemple de rapport suit, bien que sans les détails de la facture individuelle qui se trouve habituellement dans un tel rapport.

Tableau de la balance âgée

Nom du client

Total A/R
0-30
Jours
31-60
Jours
61-90
Jours
90+
Jours
Entreprise A 25 000 € 12 000 € 13 000 €    
Entreprise B 18 000 €   7 000 € 11 000 €  
Entreprise C 42 000 € 21 000 € 7 000 € 10 000 € 4 000 €
Entreprise D 9 000 €     9 000 €  
Total 85 000 € 23 000 € 27 000 € 30 000 € 4 000 €

Généralement, les rapports sont générés par un logiciel de comptabilité où vous pouvez reconfigurer les paramètres des différentes plages de dates. Par exemple, si les délais de paiement sont nets de 15 jours, la plage de dates dans la colonne la plus à gauche ne devrait être que pour les 15 premiers jours. Cela fait passer les factures de 16 jours dans la deuxième colonne, ce qui montre qu’elles sont maintenant en retard de paiement.

Les vérificateurs peuvent utiliser le rapport pour sélectionner les factures pour lesquelles ils veulent émettre des confirmations dans le cadre de leurs activités de vérification de fin d’exercice.

Les avantages de la balance âgée

Les constatations tirées des rapports sur le classement chronologique des comptes débiteurs peuvent être améliorées de diverses façons. Premièrement, les débiteurs sont des dérivés de l’octroi de crédit. Si une entreprise éprouve des difficultés à recouvrer les comptes, comme en fait foi le rapport sur l’ancienneté des comptes débiteurs, certains clients peuvent se voir accorder une prolongation de leurs activités sur une base de trésorerie seulement. Par conséquent, le rapport sur la balance est utile pour établir les pratiques de crédit et de vente.

Les entreprises utiliseront l’information contenue dans un rapport sur l’ancienneté des comptes débiteurs pour créer des lettres de recouvrement à envoyer aux clients ayant des soldes en souffrance. Les rapports sur l’ancienneté des comptes débiteurs envoyés par la poste aux clients avec le relevé de fin de mois ou la lettre de recouvrement fournissent un compte rendu détaillé des articles en souffrance. Par conséquent, un rapport sur l’ancienneté des comptes débiteurs peut être utilisé par des personnes à l’interne et à l’externe.

Pour rappel : Les comptes débiteurs, parfois abrégés en « créances », représentent les sommes dues à une entreprise par ses clients pour des produits ou services qu’elle a livrés, mais pour lesquels elle n’a pas encore reçu de paiement. La nature du solde des débiteurs d’une entreprise dépend du secteur et de l’industrie dans lesquels elle exerce ses activités, ainsi que des politiques de crédit particulières que la direction a mises en place. Les sociétés documentent leur compte clients dans le bilan, en tant qu’actif circulant.

Que signifie le terme âgée pour une balance ?

En comptabilité, le terme âgée est souvent associé aux comptes débiteurs d’une entreprise. Les comptes débiteurs surviennent lorsqu’une entreprise fournit des biens ou des services et permet au client de payer 30 ou 60 jours plus tard. Si certains clients ne respectent pas les conditions de la vente, l’entreprise peut éprouver un problème de trésorerie temporaire ou même permanent. Pour que l’entreprise puisse minimiser ces problèmes potentiels, il est sage qu’elle examine régulièrement la durée des comptes débiteurs.

L’âge des comptes débiteurs est trié par les comptes débiteurs de l’entreprise, par client, puis par le délai depuis que la facture de vente a été émise. En général, plus la facture de vente impayée est ancienne, plus il est probable que le montant total ne sera pas perçu.
Puisque l’âge du compte débiteur est une caractéristique standard des logiciels de comptabilité, elle est disponible en un clic de souris. Elle est également utile pour estimer le montant nécessaire dans le compte connexe Provision pour créances douteuses.

Exemple de rapport sur l’âge de la balance : Le rapport énumère le nom de chaque client et ses factures de vente impayées qui constituent le solde du compte débiteur. Ensuite, les montants de chaque facture de vente impayée sont placés dans l’une des six colonnes qui apparaissent à droite. Les rubriques de ces colonnes sont les suivantes : en retard de 1 à 30 jours, de 31 à 60 jours, de 61 à 90 jours, de 91 à 120 jours et plus de 120 jours. L’analyse des comptes débiteurs donne à la direction de l’entreprise un rapport utile et facile à lire qui met en évidence les clients avec des factures de vente en retard.

Les rapports sur les comptes créditeurs âgées sont à l’opposé des rapports sur les comptes débiteurs âgées. Un rapport chronologique des comptes débiteurs vous permet de consulter les soldes que les clients doivent à votre entreprise. De même, un rapport sur l’âge des comptes créditeurs vous permet de consulter les soldes que vous devez à d’autres entreprises pour les fournitures, les stocks et les services que votre entreprise reçoit. Plusieurs renseignements figurent dans un rapport standard sur les comptes créditeurs.

Les conditions de paiement

En général, une entreprise qui vend des produits à crédit fixe les conditions de ses comptes clients. Les conditions comprennent le nombre de jours dans lesquels les clients doivent payer leur facture avant que des frais de retard ne leur soient facturés. Lorsque les clients ne respectent pas les modalités de paiement, le vendeur peut s’adresser à son client et lui proposer de nouvelles modalités ou d’autres mesures correctives à percevoir sur la facture.

En l’absence de progrès, le solde des comptes débiteurs est soit remis à une agence de recouvrement, soit, dans des cas plus extrêmes, l’entreprise poursuit la personne ou l’institution qui lui doit de l’argent, demandant réparation à un tribunal en saisissant des biens.

Pour libérer des liquidités et accélérer l’accès aux fonds, de nombreuses entreprises offrent un rabais de paiement anticipé sur les soldes de comptes clients à plus long terme afin de motiver leurs clients à les payer plus tôt.

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