Balance âgée

Définition : La balance âgée est un rapport comptable généré à intervalles réguliers par une entreprise et décrivant la ventilation de certaines créances financières et/ou commerciales par débiteur et date d’échéance. Il montre les soldes de factures impayées ainsi que la durée pour laquelle ils ont été impayés.

Ceci est particulièrement utilisé dans le cadre d’une titrisation, d’une valorisation lors d’un changement de contrôle ou pour la gestion du fonds de roulement afin de détecter toute évolution défavorable de la performance du portefeuille titrisé.

Le rapport de comptabilité sur les créances âgées aide les entreprises à identifier les factures qui sont ouvertes et leur permet de rester au fait des clients qui paient avec du retard. C’est l’un des documents financiers les plus importants qu’un prêteur d’actifs demandera.

Exemple de balance âgée

Le rapport de la balance comptable sur les comptes clients énumère les factures impayées et les notes de crédit inutilisées selon les plages de dates. Ce document est le principal outil utilisé par le personnel du recouvrement pour déterminer quelles factures sont en retard de paiement. Compte tenu de son utilisation comme outil de collecte, le rapport peut être configuré pour contenir également les coordonnées de chaque client. Le rapport est également utilisé par la direction, pour déterminer l’efficacité des fonctions de crédit et de recouvrement. Il énumère les créances en fonction des délais de retards, où les colonnes contiennent les renseignements suivants : La colonne la plus à gauche contient toutes les facturations qui datent de 30 jours ou moins, la colonne suivante contient celles qui datent de 31 à 60 jours, la colonne suivante contient les autres qui datent de 61 à 90 jours, la dernière colonne contient toutes les anciennes créances.

Le rapport est trié par nom de client, toutes les factures de chaque client étant détaillées directement sous le nom du client, habituellement trié par numéro ou par date. Un exemple de rapport suit, bien que sans les détails de la facture individuelle qui se trouve habituellement dans un tel rapport.

Généralement, les rapports sont générés par un logiciel de comptabilité où vous pouvez reconfigurer les paramètres des différentes plages de dates. Par exemple, si les délais de paiement sont nets de 15 jours, la plage de dates dans la colonne la plus à gauche ne devrait être que pour les 15 premiers jours. Cela fait passer les factures de 16 jours dans la deuxième colonne, ce qui montre qu’elles sont maintenant en retard de paiement.

Les vérificateurs peuvent utiliser le rapport pour sélectionner les factures pour lesquelles ils veulent émettre des confirmations dans le cadre de leurs activités de vérification de fin d’exercice.

Les avantages de la balance âgée

Les constatations tirées des rapports sur le classement chronologique des comptes débiteurs peuvent être améliorées de diverses façons. Premièrement, les débits sont des dérivés de l’octroi de crédit. Si une entreprise éprouve des difficultés à recouvrer les comptes, comme en fait foi le rapport sur l’ancienneté des débiteurs, certains clients peuvent se voir accorder une prolongation de leurs activités sur une base de trésorerie seulement. Par conséquent, le rapport sur la balance est utile pour établir les pratiques de crédit et de vente.

Les sociétés utiliseront l’information contenue dans un rapport sur l’ancienneté des débits pour créer des lettres de recouvrement à envoyer aux clients ayant des soldes en souffrance. Les rapports sur l’ancienneté des débits envoyés par la poste aux clients avec le relevé de fin de mois ou la lettre de recouvrement fournissent un rapport détaillé des articles en souffrance. Par conséquent, un rapport sur l’ancienneté des débiteurs peut être utilisé par des personnes à l’interne et à l’externe.

Pour rappel : Les comptes débiteurs, parfois abrégés en « créances », représentent les sommes dues à une entreprise par ses clients pour des produits ou services qu’elle a livrés, mais pour lesquels elle n’a pas encore reçu de paiement. La nature du solde des débits d’une entreprise dépend du secteur et de l’industrie dans lesquels elle exerce ses activités, ainsi que des politiques de crédit particulières que la direction a mises en place. Les sociétés documentent leur compte clients dans le bilan, en tant qu’actif circulant.
Attention au niveau de l’écriture, on retrouve souvent des erreurs de diminutif comme balance AG surtout dans les annonces d’offres d’emploi pour des postes de comptable ou en rapport avec la comptabilité.

Que signifie le terme âgée pour une balance ?

En comptabilité, le terme âgée est souvent associé aux comptes débiteurs d’une entreprise. Les débits surviennent lorsqu’une société fournit des biens ou des services et permet au client de payer 30 ou 60 jours plus tard. Si certains clients ne respectent pas les conditions de la vente, l’entreprise peut éprouver un problème de trésorerie temporaire ou même permanent. Pour que la structure puisse minimiser ces problèmes potentiels, il est sage qu’elle examine régulièrement la durée des paiement en retards.

L’âge des lignes des dettes est trié par les raison sociale des sociétés, puis par le délai depuis que la facture de vente a été émise. En général, plus la facture de vente impayée est ancienne, plus il est probable que le montant total ne sera pas perçu.
Puisque l’âge des créances est une caractéristique standard des logiciels de comptabilité, elle est disponible en un clic de souris. Elle est également utile pour estimer le montant nécessaire dans le compte connexe Provision pour créances douteuses.

Exemple de rapport sur l’âge de la balance : Le rapport énumère le nom de chaque client et ses créances de vente impayées qui constituent le solde du compte débiteur. Ensuite, les montants de vente impayés sont placés dans l’une des six colonnes qui apparaissent à droite. Les rubriques de ces colonnes sont les suivantes : en retard de 1 à 30 jours, de 31 à 60 jours, de 61 à 90 jours, de 91 à 120 jours et plus de 120 jours. L’analyse des comptes débiteurs donne à la direction de l’entreprise un rapport utile et facile à lire qui met en évidence les clients avec des factures de vente en retard.

Les rapports sur les comptes créditeurs âgées sont à l’opposé des rapports sur les débiteurs. Un rapport chronologique vous permet de consulter les soldes que les clients doivent à votre activité. De même, un rapport sur l’âge des créances vous permet de consulter les soldes que vous devez à d’autres sociétés pour les fournitures, les stocks et les services que votre entreprise reçoit. Plusieurs renseignements figurent dans un rapport standard sur les comptes créditeurs.

Les conditions de paiement

En général, une entreprise qui vend des produits à crédit fixe les conditions de ses comptes clients. Les conditions comprennent le nombre de jours dans lesquels les clients doivent payer leur facture avant que des frais de retard ne leur soient facturés. Lorsque les clients ne respectent pas les modalités de paiement, le vendeur peut s’adresser à son client et lui proposer de nouvelles modalités ou d’autres mesures correctives à percevoir sur la facture.

En l’absence de progrès, le solde des comptes débiteurs est soit remis à une agence de recouvrement, soit, dans des cas plus extrêmes, la société poursuit la personne ou l’institution qui lui doit de l’argent, demandant réparation à un tribunal en saisissant des biens.

Pour libérer des liquidités et accélérer l’accès aux fonds, de nombreuses entreprises offrent un rabais de paiement anticipé sur les soldes de comptes clients à plus long terme afin de motiver leurs clients à les payer plus tôt.

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